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"La sostenibilità è un processo, non un progetto"
(Adam Werbach)

Il riesame di direzione è un elemento fondamentale del sistema di gestione ambientale (SGA) definito dalla norma ISO 14001. Si tratta di un processo formale e strutturato in cui l'alta direzione di un'organizzazione valuta l'efficacia, l'adeguatezza e la continua idoneità del proprio SGA.

Questo processo, tipicamente condotto su base annuale o semestrale, serve come un momento di riflessione strategica e di analisi critica. Durante il riesame, l'alta direzione esamina una serie di informazioni e dati relativi alle prestazioni ambientali dell'organizzazione, ai cambiamenti nel contesto interno ed esterno e ai progressi verso il raggiungimento degli obiettivi ambientali.

Il riesame della direzione non è semplicemente una revisione passiva delle informazioni, ma un processo attivo che dovrebbe portare a decisioni e azioni concrete. Queste possono includere modifiche alla politica ambientale, nuovi obiettivi, riallocazione delle risorse, o cambiamenti nelle strategie di gestione ambientale.

L'importanza del riesame della direzione risiede nel suo ruolo di collegamento tra il ciclo operativo del sistema di gestione ambientale e il ciclo strategico dell'organizzazione. Esso assicura che la gestione ambientale rimanga allineata con la direzione strategica dell'organizzazione e fornisce un meccanismo per il miglioramento continuo, un principio fondamentale della ISO 14001. informazioni che dovrebbero essere incluse in un riesame della direzione per la ISO 14001, strutturato in modo da fornire un input efficace per il miglioramento continuo:

Ci sono informazioni ben precise che devono far parte della preparazione del riesame di direzione. Vediamole insieme:

1. Stato delle azioni derivanti da precedenti riesami della direzione

Esempio: "L'obiettivo di riduzione del consumo energetico del 10% è stato raggiunto. L'implementazione del nuovo sistema di gestione dei rifiuti è in ritardo di 2 mesi."

2. Cambiamenti nel contesto interno ed esterno

Esempio: "La nuova legislazione sulla gestione delle acque reflue entrerà in vigore tra 6 mesi. Il nostro principale concorrente ha lanciato una linea di prodotti 'eco-friendly'."

3. Informazioni sulle prestazioni ambientali

a) Non conformità e azioni correttive

Esempio: "Registrate 5 non conformità minori nell'ultimo anno, tutte risolte. Una non conformità maggiore relativa allo stoccaggio di sostanze chimiche è in fase di risoluzione."

b) Risultati del monitoraggio e della misurazione

Esempio: "Riduzione del 15% delle emissioni di CO2 rispetto all'anno precedente. Aumento del 5% nel consumo idrico."

c) Adempimento degli obblighi di conformità

Esempio: "Tutti gli obblighi legali sono stati rispettati. Un'ispezione dell'ente di controllo ha rilevato solo osservazioni minori."

4. Adeguatezza delle risorse

Esempio: "Il budget per progetti ambientali è stato utilizzato all'80%. È necessario assumere un nuovo responsabile ambientale."

5. Comunicazioni pertinenti dalle parti interessate, inclusi i reclami

Esempio: "Ricevuti 3 reclami dalla comunità locale riguardo al rumore. Implementato un piano di mitigazione."

6. Opportunità di miglioramento continuo

Esempio: "Identificata l'opportunità di installare pannelli solari per ridurre la dipendenza energetica. Possibilità di partnership con fornitori locali per ridurre l'impronta di carbonio."

7. Progressi nel raggiungimento degli obiettivi ambientali

Esempio: "Obiettivo di riciclaggio del 70% raggiunto al 65%. Obiettivo di riduzione del consumo energetico superato del 5%."

8. Tendenze relative a:

a) Non conformità e azioni correttive

Esempio: "Riduzione del 20% delle non conformità rispetto all'anno precedente."

b) Risultati del monitoraggio e della misurazione

Esempio: "Trend positivo nella riduzione dei rifiuti negli ultimi 3 anni."

c) Adempimento degli obblighi di conformità

Esempio: "Miglioramento costante nel rispetto delle normative ambientali negli ultimi 2 anni."

9. Risultati degli audit

Esempio: "L'audit interno ha identificato 3 aree di miglioramento. L'audit di terza parte ha confermato la conformità alla ISO 14001:2015."

10. Adeguatezza della politica ambientale

Esempio: "La politica ambientale rimane adeguata agli scopi dell'organizzazione, ma potrebbe beneficiare di un aggiornamento per includere impegni sulla biodiversità."

Conclusioni e azioni:

Esempio: "Approvato un aumento del 10% del budget per progetti ambientali."

"Definito un nuovo obiettivo di riduzione del consumo idrico del 15% entro il prossimo anno."

- "Avviare uno studio di fattibilità per l'installazione di pannelli solari entro la fine del mese"

Vediamo ora qualche consiglio per preparare al meglio un riesame che permetta al top management di prendere decisioni informate e strategiche in ambito ambientale:

1. Organizzate le informazioni in modo logico e facilmente comprensibile. Usate grafici, tabelle e diagrammi per presentare i dati in modo visuale e immediato.
2. Evidenziate le informazioni più rilevanti e critiche. Usate un sistema di codifica (es. colori) per segnalare rapidamente aree di preoccupazione o di successo.
3. Presentate i dati in una prospettiva temporale, mostrando l'evoluzione delle prestazioni ambientali nel tempo. Questo aiuta a identificare tendenze e modelli.
4. Quando possibile, confrontate le prestazioni dell'organizzazione con quelle dei concorrenti o con gli standard di settore.
5. Includete informazioni sui costi e i benefici finanziari delle iniziative ambientali. Questo aiuta a collegare le prestazioni ambientali ai risultati di business.
6. Presentate possibili scenari futuri basati su diverse decisioni o azioni, aiutando il management a valutare le implicazioni a lungo termine.
7. Fornite suggerimenti specifici e attuabili per il miglioramento, basati sui dati presentati.
8. Prima del riesame, coinvolgete i key stakeholders per raccogliere input e assicurarvi di affrontare le loro preoccupazioni.
9. Fornite in anticipo un ordine del giorno per permettere al management di prepararsi adeguatamente.
10. Collegate le prestazioni e gli obiettivi ambientali alla strategia complessiva dell'azienda.
11. Includete una sezione dedicata all'analisi dei rischi e delle opportunità ambientali, considerando anche gli aspetti emergenti.
12. Presentate informazioni su nuove tecnologie o approcci innovativi che potrebbero migliorare le prestazioni ambientali.
13. Includete una sintesi dei feedback ricevuti da clienti, fornitori, comunità locali e altri stakeholder rilevanti.
14. Valutate l'adeguatezza delle competenze del personale in relazione agli obiettivi ambientali e proponete eventuali necessità di formazione.
15. Includete una sezione che mostri lo stato di implementazione delle decisioni prese nei riesami precedenti.
16. Anticipate possibili domande del management e preparate risposte e dati di supporto.
17. Pianificate momenti di discussione e brainstorming durante il riesame per stimolare il coinvolgimento attivo del management.
18. Concludete con una sintesi chiara delle principali conclusioni e delle azioni proposte.
19. Preparate una bozza di piano d'azione basata sulle conclusioni del riesame, da discutere e finalizzare con il management.

Ricordate che l'obiettivo principale è fornire al top management una visione chiara e completa delle prestazioni ambientali dell'organizzazione, facilitando decisioni informate e strategiche per il miglioramento continuo.

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