ISO 14001: CONTROLLO OPERATIVO DEI PROCESSI CON UN IMPATTO AMBIENTALE
Cosa si intende per controllo operativo e qual è il suo scopo in un sistema ambientale?
Il controllo operativo ambientale è un elemento fondamentale di un sistema di gestione ambientale efficace per qualsiasi organizzazione. Si tratta di un processo sistematico volto ad identificare, monitorare e controllare quegli aspetti delle attività, prodotti o servizi di un'organizzazione che possono avere un impatto significativo sull'ambiente.
Il controllo operativo ambientale può essere definito come l'insieme delle procedure, istruzioni operative e misure di controllo messe in atto per assicurare che i processi con potenziali impatti ambientali siano condotti in modo da minimizzare tali impatti e rispettare le politiche e gli obiettivi ambientali dell'organizzazione.
Lo scopo principale del controllo operativo è di prevenire o mitigare gli effetti negativi sull'ambiente derivanti dalle attività dell'organizzazione, attraverso una gestione proattiva e sistematica degli aspetti ambientali. Questo include l'identificazione delle fonti di potenziali impatti, la definizione di criteri operativi e misure di controllo, il monitoraggio delle prestazioni e l'implementazione di azioni correttive ove necessario.
Il controllo operativo riveste un ruolo fondamentale in un sistema di gestione ambientale, in quanto rappresenta il punto di collegamento tra le politiche e gli obiettivi ambientali stabiliti a livello strategico e la loro effettiva attuazione a livello operativo.
Attraverso un efficace controllo operativo, le organizzazioni possono:
- ridurre i rischi di incidenti o emergenze ambientali
- migliorare l'efficienza nell'uso delle risorse e ridurre gli sprechi
- assicurare la conformità alle normative ambientali applicabili
- dimostrare agli stakeholder il proprio impegno verso la tutela ambientale
- identificare opportunità di miglioramento delle prestazioni ambientali
Riferimenti normativi
Il controllo operativo è un requisito esplicito delle principali norme internazionali sui sistemi di gestione ambientale. In particolare, la ISO 14001:2015 dedica un'intera sezione (paragrafo 8.1) al "Controllo operativo", richiedendo alle organizzazioni di stabilire, implementare e mantenere i processi necessari per soddisfare i requisiti del sistema di gestione ambientale e per attuare le azioni determinate nella pianificazione.
La norma specifica che l'organizzazione deve:
a) stabilire i criteri operativi per i processi;
b) implementare il controllo dei processi in conformità ai criteri operativi;
c) mantenere informazioni documentate nella misura necessaria per avere fiducia che i processi siano stati effettuati come pianificato.
Anche il regolamento EMAS (Eco-Management and Audit Scheme), lo schema volontario di ecogestione e audit dell'Unione Europea, include tra i suoi requisiti la messa in atto di procedure per il controllo operativo degli aspetti ambientali significativi.
Il primo passo per stabilire un sistema di controllo operativo ambientale efficace è identificare quali processi e attività all'interno dell'organizzazione hanno o possono avere un impatto significativo sull'ambiente e questo significa avere una profonda comprensione del funzionamento dell'organizzazione e delle interazioni tra i suoi vari processi.
Il passo successivo sarà mappare i processi e, una volta mappati, valutare sistematicamente i loro impatti ambientali. Per fare questo, è necessario definire dei criteri chiari e coerenti di valutazione. Questi criteri dovrebbero considerare fattori come:
- la scala dell'impatto (locale, regionale, globale)
- la gravità delle conseguenze (danni ecologici, rischi per la salute umana, ecc.)
- la probabilità o la frequenza di accadimento
- la durata degli effetti (a breve o lungo termine)
- la possibilità di prevenire o mitigare l'impatto
Applicando questi criteri a tutti i processi mappati, è possibile classificarli in base alla significatività dei loro impatti ambientali per definire priorità chiare per gli interventi di controllo operativo. Le priorità vanno stabilite perché le risorse di un'organizzazione non sono mai illimitate: concentrare gli sforzi sui processi più critici assicura di ottenere i maggiori benefici ambientali a parità di investimento. Questo non significa trascurare gli altri aspetti ma stabilire una sequenza logica di azioni, affrontando prima le questioni più urgenti o con il miglior rapporto costi/benefici.
Progettazione del sistema di controllo operativo
Dopo aver identificato e valutato i processi critici dal punto di vista ambientale, il passo successivo è progettare un sistema di controllo operativo che permetta di gestirli in modo efficace. Questo sistema deve essere su misura per l'organizzazione, tenendo conto delle sue specificità tecniche, organizzative e culturali.
Un elemento chiave della progettazione è la definizione dei parametri di controllo per ciascun processo critico. Questi parametri sono le variabili che devono essere monitorate e mantenute entro certi limiti per assicurare che il processo si svolga in modo compatibile con gli obiettivi ambientali dell'organizzazione.
Prendiamo l'esempio di un processo di verniciatura in un'industria meccanica. I parametri di controllo potrebbero includere:
- la quantità e il tipo di solventi utilizzati
- la temperatura e l'umidità dell'ambiente di lavoro
- la durata e la frequenza delle operazioni di pulizia
- le caratteristiche delle emissioni in atmosfera
La scelta dei parametri richiede una buona conoscenza del processo e delle sue interazioni con l'ambiente. Devono essere misurabili, rilevanti per gli impatti ambientali, e sensibili ai cambiamenti nelle condizioni operative.
Per ciascun parametro di controllo, è poi necessario stabilire dei criteri operativi chiari, ossia i valori o le condizioni da rispettare affinché il processo sia sotto controllo.
Riprendendo l'esempio della verniciatura, i criteri operativi potrebbero essere:
- utilizzo di solventi con contenuto di COV inferiore a una certa soglia
- temperatura dell'ambiente mantenuta sotto i 25°C
- pulizia dei macchinari effettuata dopo ogni turno di lavoro
- concentrazione di COV nelle emissioni inferiore ai limiti legali
Questi criteri devono essere stabiliti considerando non solo le prescrizioni legali, ma anche le migliori pratiche del settore, le specifiche tecniche degli impianti e le politiche ambientali dell'organizzazione. Devono essere documentati, comunicati a tutto il personale coinvolto e regolarmente verificati.
Un sistema di controllo operativo efficace richiede una chiara assegnazione delle responsabilità. Per ogni processo critico, devono essere identificate le funzioni e le persone incaricate di:
- eseguire le attività operative rispettando i criteri stabiliti
- monitorare i parametri di controllo e registrare i dati
- segnalare e gestire eventuali non conformità o situazioni anomale
- proporre e implementare azioni correttive o di miglioramento
Queste responsabilità devono essere coerenti con i ruoli e le competenze del personale, e formalizzate nei mansionari e nelle procedure operative. È importante che ci sia una supervisione adeguata e che le persone incaricate abbiano l'autorità e le risorse necessarie per svolgere i loro compiti.
Infine, la progettazione del sistema di controllo deve considerare le risorse necessarie per la sua implementazione e il mantenimento nel tempo. Queste possono includere:
- strumenti di misurazione e monitoraggio (sensori, analizzatori, software, ecc.)
- dispositivi di protezione individuale e collettiva
- sistemi di trattamento o abbattimento degli inquinanti
- risorse umane dedicate alla gestione ambientale
- formazione e aggiornamento del personale
- servizi di consulenza o verifica esterna
L'allocazione delle risorse deve essere pianificata nel budget aziendale, considerando non solo i costi diretti ma anche i potenziali benefici in termini di efficienza, risparmio, riduzione dei rischi e miglioramento dell'immagine aziendale.
Controllo dei processi esterni
Finora abbiamo discusso del controllo operativo dei processi interni all'organizzazione. Tuttavia, ogni organizzazione interagisce con una rete di soggetti esterni - fornitori, appaltatori, clienti - le cui attività possono avere un impatto significativo sulle sue prestazioni ambientali. Estendere il controllo operativo a questi processi esterni è quindi molto importante.
Il primo passo per controllare i processi esterni è assicurarsi di lavorare con partner che condividano lo stesso impegno verso la sostenibilità ambientale. Questo richiede un processo di qualifica dei fornitori che vada oltre i criteri tradizionali di prezzo e qualità, includendo anche una valutazione delle loro prestazioni e pratiche ambientali.
Facciamo un esempio concreto. Immaginiamo un'azienda tessile che voglia assicurarsi che i suoi fornitori di cotone utilizzino pratiche agricole sostenibili. Il processo di qualificazione potrebbe includere i seguenti passi:
- definizione dei criteri: l'azienda stabilisce i requisiti minimi che i fornitori devono soddisfare, come l'uso di pesticidi a basso impatto, la gestione efficiente dell'acqua, il rispetto dei diritti dei lavoratori, ecc.
- questionario di auto-valutazione: ai potenziali fornitori viene chiesto di compilare un dettagliato questionario sulle loro pratiche ambientali e sociali
- verifica documentale: l'azienda richiede evidenze documentali a supporto delle risposte al questionario, come certificazioni, rapporti di audit, politiche aziendali, ecc.
- audit in situ: per i fornitori più critici, l'azienda può condurre audit presso i loro siti produttivi, per verificare direttamente le condizioni operative e il rispetto dei requisiti
- valutazione e classificazione: sulla base delle informazioni raccolte, l'azienda valuta e classifica i fornitori in base al loro livello di conformità e di rischio ambientale
- selezione e monitoraggio: i fornitori che soddisfano i criteri sono selezionati e sottoposti a un monitoraggio continuo per assicurare il mantenimento delle prestazioni nel tempo.
Requisiti contrattuali
Una volta selezionati, i rapporti con i fornitori e gli altri partner esterni devono essere formalizzati attraverso contratti che includano specifici requisiti ambientali. Questi requisiti traducono gli standard e le aspettative dell'organizzazione in obblighi contrattuali vincolanti.
I requisiti possono coprire diversi aspetti, come:
- rispetto delle leggi e dei regolamenti ambientali applicabili
- adesione a specifici standard o codici di condotta
- obiettivi di prestazione ambientale (es. riduzione delle emissioni, efficienza energetica, ecc.)
- obbligo di fornire dati e informazioni sulle prestazioni ambientali
- diritto dell'organizzazione di condurre audit e ispezioni
- conseguenze in caso di non conformità (es. azioni correttive, penali, risoluzione del contratto)
Prendiamo l'esempio di un'azienda di elettronica che assembla i suoi prodotti presso fornitori in Asia. Nel contratto, l'azienda potrebbe richiedere che il fornitore:
- sia certificato ISO 14001 e rispetti tutte le leggi locali sull'ambiente e sul lavoro
- si impegni a ridurre il consumo di energia e le emissioni di CO2 del 10% entro 3 anni
- fornisca report trimestrali sui consumi di energia, acqua, rifiuti pericolosi, ecc.
- accetti audit annuali da parte di ispettori terzi nominati dall'azienda
- implementi azioni correttive entro 30 giorni per qualsiasi non conformità identificata durante gli audit, pena la sospensione degli ordini