Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[pingo]

Qualche giorno fa, durante un incontro organizzato dall'Associazione Industriali della mia città, mi sono confrontato con un collega che mi ha spiegato che ha realizzato una lista riassuntiva dei documenti della qualità impostata PER DIPARTIMENTO aziendale.

Io ne ho una complessiva ma la sua, in effetti, mi è sembrata una buona idea. Qualcuno di voi ha impostato la gestione documentale in questo modo? Riuscite a vederne eventuali pregi o difetti? Grazie a chi vorrà rispondermi anche se è sabato.

[2p71828]

ciao, secondo la mia modesta opinione la semplice elencazione non cambia la sostanza. Senza andare su un db, anche con il semplice foglio di excel puoi inserire oltre alla colonna del titolo del documento e quella del codice identificativo, tante colonne quanti sono i dipartimenti e se il documento è pertinente riportare alla cella corrispondente "si"

la vera diversità/strategia è come si decide la codifica

- un un unico sistema di numerazione identificativo grezzo
oppure
- un codice "parlante" in cui, per esempio, le prime tre lettere rappresentano il dipartimento
con questo secondo metodo si facilita l'utilizzatore che potrebbe anche adattare meglio i moduli etc alle sue esigenze oppure crearseli. In pratica si può decentrare la produzione dei documenti/moduli incaricando un responsabile per dipartimento/progetto
di contro hai una proliferazione di doppioni perchè alcuni moduli che potrebbero essere comuni verrebbero indicati con più codici diversi

Nel mio caso avendo superato i 250 moduli di registrazione abbiamo deciso di avere un sistema misto: i moduli specifici di ogni prodotto avranno un codice alfanumerico, il primo carattere è una P, seguono tre cifre uguali al codice numerico del prodotto quindi un numero progressivo di due cifre una barra e l'indice di revisione.
i moduli comuni o di "sistema" avranno solo codici numerici progressivi
Questo al fine di recuperare facilmente tutta la documentazione in caso di modifiche

esiste poi una terza via i moduli sono inclusi nelle procedure/istruzioni operative come allegati che sarebbe la soluzione ottimale se ogni volta che vuoi cambiare il modulo non dovessi revisionare anche la procedura quindi l'elenco delle procedure e informare tutti della modifica anche se non interessati

[pingo]

Grazie per la tua risposta, Zancky. Mi sembra di aver capito, quindi, che mi sconsigli di dividere il documento tra le varie aree aziendali, giusto?
Seguirò sicuramente i tuoi consigli.

[dario]

io ho fatto l'esperienza di classificare in diversi modi.
Oggi mi ritrovo con una classificazione per macroprocessi e non per unità, perché i processi sono trasversali alle unità/reparti e non saprei poi se un processo che deve rimanere trasversale viene visto come unitario (che appartiene ad una sola unità...
seguo il modo "ZankY" :-)

[Paoloruffatti]

Io di solito chiamo i moduli con un suffisso M seguito da un codice che non è altro che il n° della procedura seguito da un altro numerino o lettera progressivo, ad esempio il modulo M7.3-d è relativo alla procedura 7.3(progettazione) e la lettera "d" dice che è il 4° modulo di quella procedura.
Da "a" a "z" 21 lettere bastano perchè non ho mai scritto una procedura con più di 5-6 moduli.
In questo modo si possono gestire bene i moduli "trasversali" comuni a più processi, come il modulo M4.2-a che è il verbale di riunione che può servire per qualsiasi riunione in tutti i processi, comprese le riunioni con il Cliente o con i fornitori. 4.2 perchè nella procedura 4.2 si definiscono quali sono le diverse categorie di documenti che girano in azienda, dove si archiviano e chi è responsabile di emetterli ecc. ecc.
Tutto ciò ha un senso perchè di solito quando si cerca o si deve emettere un modulo, si ragiona per motivo per cui si deve utilizzare un modulo e quindi sia la sua scelta che una ricrca aposteriori deve sempre partire dal processo e quindi dalla procedura. Se il modulo è allegato ad una IL (istruzione di lavoro di dettaglio, allora il suffisso M si chiama MIL, seguito dal numero della Istruzione di lavoro, guarda caso anch'essa con il numero del punto e sottopunto norma, relativo.
Per questo l'elenco moduli non serve affatto!
(in calce ad ogni procedura poi ci metto una tabellina con l'elenco di questi moduli e con due colonnine in cui c'è il responsabile dell'archiviazione e la durata della raccolta; così si soddisfano tutti i dettami della ISO par. 4.2.4 per le registrazioni, senza dovermi scrivere una procedura: basta la 4.2)
ciao

[QualitiAmo - Stefania]

Ma pingo tu stai parlando della lista che contiene i riferimenti a tutto il sistema documentale oppure della codifica dei singoli documenti? Ho un po' di confusione...

[pingo]

Mi riferisco a quel foglio che riporta gli estremi di tutti i documenti del sistema qualità. Quello che chiedevo è se consigliate di averne uno generale per tutte le aree o di suddividerlo per area.
Comunque grazie anche per i consigli sulla codifica dei documenti.

[Paoloruffatti]

Non so se sono stato chiaro, ma l'elenco non serve, basterà, se vuoi, che nel manuale tu metta l'allegato con l'elenco delle procedure di sistema e dici espressamente che le procedure sono listate senza l'indice di revisione, perchè prendendo la procedura singola ci trovi tutte le informazioni (sul cartiglio in prima pagina). Se invece hai un archivio solo informatico, in linea terrai sempre (disponibile in sola lettura) l'ultima revisione valida, e magari ti tieni una sottodirectory "old" per pura consultazione, dove ci metti tutte le versioni precedenti (meglio che questa sottodir sia disponibile solo per RGQ).
Tenere un elenco gestito è solo burocrazia inutile e una perdita di tempo per te.

[massimo2mila2]

io sto pensando a una codifica unica (anche perchè il documento non cambia, in copertina indico i capireparto cui spetta la verifica e l'approvazione del documento e i reparti destinatari, senza specificare le mansioni) in caso di cambiamenti si cambia solo la copertina.

trovo scomodo usare allegati per ogni informazione, chi consulta i documenti si ritrova a sfogliare pagine e pagine magari per cercare cose banali.

come destinatari considero sempre i reparti coinvolti in un processo anche perchè l'approccio per processi va onorato.