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Certificazione di un reparto aziendale
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Autore Messaggio
bagaroz
Forumista di Alta Qualità


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MessaggioInviato: Lun Ago 22, 2022 8:01 pm    Oggetto: Certificazione di un reparto aziendale Rispondi citando

Buongiorno,
Azienda A certificata ISO 9001, con tutta a serie di processi e reparti produttivi.
Immaginiamo ora che un reparto produttivo relativo ai trattamenti superficiali (considerato da azienda A un processo speciale) venga scorporato è trasformato in una piccola azienda, 8 dipendenti, a parte che chiameremo azienda B.
Azienda A rappresenta il principale cliente per azienda B e gestisce ancora molti aspetti (amministrazione, piattaforma software gestionale, in parte acquisti). Azienda A è al 100% proprietaria di azienda B.
Ora azienda B vuole certificarsi ISO 9001 come azienda a parte, quindi senza fare una certificazione “di gruppo”.
Il mio dubbio nasce nella mappatura dei processi:
- produzione ok
- progettazione ok (io non lo escludo considerando la progettazione del processo non del prodotto). Da considerare che eventuali progettazioni di attrezzature vengono “acquistate” dall’ufficio tecnico di azienda A
- gestione sistema qualità ok (esistono i controlli per il processo speciale, esiste gestione NC, esiste gestione e mitigazione dei rischi)
- commerciale sono in crisi. Azienda A è il maggior cliente (almeno 55-60% del volume) ed azienda B non ha dei funzionari di vendita. I clienti terzi sono pochi e selezionati, approcciati direttamente da AD di azienda B (che è direttore generale di azienda A) o per segnalazione dei funzionari di vendita di azienda A che passano i contatti di eventuali clienti potenziali. Tuttavia in azienda B esiste un listino di vendita e si fanno preventivi.
Io mapperei il processo ma sono un po’ in difficoltà ad attribuirne là responsabilità e le procedure.

Tutti i rapporti di “consulenza” da parte di azienda A verso la sua controllata vengono regolarizzati con rendicontazione delle ore è relativa fatturazione.

La parte documentale la terrei il più snella possibile, il minimo per rispettare le documented information, istruzioni operative di dettaglio relative alla produzione (documentazione che già esiste perché il processo era certificato da azienda A) e riesame della direzione per spiegare le strategie operative dell’azienda B ora che opera in modo indipendente.

Voi vedete criticità e/o qualcosa da approfondire maggiormente?
A parte il dover formalizzare tutto quanto, fare almeno un giro di audit (per fortuna il responsabile tecnico di azienda B in passato era auditor in azienda A e terrei buona la sua esperienza) ed organizzare visita con ente accreditamento (possibilmente in occasione della visita in azienda A almeno le giornate di trasferta si ottimizzano per ente certificatore).
In alternativa posso secondo voi far fare gli audit ad auditor di azienda A? Così ne avrei una semplificazione
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KK
King of Kuality


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Messaggi: 10192

MessaggioInviato: Mar Ago 23, 2022 10:59 am    Oggetto: Rispondi citando

Due veloci considerazioni...

Commerciale e formalizzazione processo.
Su questo tempo andrei il più piatto possibile.
Identifichi come all'interno dell'azienda B una funzione commerciale a tutti gli effetti, a prescindere da chi materialmente alza la correnta e chiama o risponde.
Inserirai poi tu in organigramma che le figure commerciali identificate saranno "ad interim" o "esternalizzate", nessuno vieta di farlo.
Ma tu aspetti commerciali e attività commerciali le hai (prendi ordini, hai listini, tratti con clienti, ecc.) quindi ci deve essere, non è però obbligatorio che la persona che ricopre la funzione debba essere interna.

Audit
Per gli audit secondo me è ancora più semplice, hai quasi un'occasione unica.
Se tu (presumo io, magari poi sbaglio) lavori in qualità nell'azienda A allora sarai tu a svolgere gli audit presso l'azienda B, avvallato dalla direzione (meglio ancora se ti rilascia una dichiarazione scritta di autorizzazione allo svolgimento degli audit presso azienda consociata B).
In questo caso la situazione sarà di duplice vantaggio:

- Azienda A avrà un audit all'anno verso un fornitore critico o outsourcer
- Azienda B avrà lo svolgimento degli audit annuali fatti da una persona esterna e qualificata.

Megli di così... situazione ideale!
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Una persona è matura: la gente è un animale ottuso, pauroso e pericoloso.
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MikiMarru
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MessaggioInviato: Mer Ago 24, 2022 2:11 pm    Oggetto: Re: Certificazione di un reparto aziendale Rispondi citando

bagaroz ha scritto:

Azienda A è il maggior cliente (almeno 55-60% del volume)
I clienti terzi sono pochi e selezionati, approcciati direttamente da AD di azienda B
in azienda B esiste un listino di vendita e si fanno preventivi.
Sono un po’ in difficoltà ad attribuirne là responsabilità e le procedure.


Le responsabilità da chiarire riguardano:
- analisi richiesta cliente / fattibilità
- emissione preventivo
- riesame ordine del cliente
- elaborazione ed approvazione listini

Praticamente le hai già quasi descritte nel testo

Una considerazione, magari irrilevante: hai scritto nel testo "le procedure":
in realtà di dimensioni limitate ne basta anche una sola, tecnicamente potrebbero essere adeguati anche solo 2 diagrammi di flusso.

Su manutenzioni e controllo strumenti immagino ok (lo deduco dal resto), ma la gestione del personale, competenze, formazione?
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Credo fermamente nel detto: "Non ti do il pesce, ma la canna da pesca, e ti insegno a usarla, perché tu possa pescare da solo". E' possibile che la mia risposta sia da intendere in tal senso.
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bagaroz
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MessaggioInviato: Mer Ago 24, 2022 4:34 pm    Oggetto: Rispondi citando

Grazie a KK, la parte su auditor unico mi ispira e la farò mia

Per MikiMarru, la realtà azienda B è si piccola ma in realtà opera praticamente come se fosse un reparto di azienda A (una PMI di una 70ina di persone).
Il tema della gestione personale è non formalizzato ma il responsabile di produzione di azienda A che si occupa di queste attività è coinvolto anche per azienda B.

La cosa più difficile è proprio separare le due getsioni che nella pratica tendono ad essere assimilate
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MikiMarru
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MessaggioInviato: Mer Ago 24, 2022 5:24 pm    Oggetto: Rispondi citando

bagaroz ha scritto:
Grazie a KK, la parte su auditor unico mi ispira e la farò mia

Per MikiMarru, la realtà azienda B è si piccola ma in realtà opera praticamente come se fosse un reparto di azienda A (una PMI di una 70ina di persone).

La cosa più difficile è proprio separare le due getsioni che nella pratica tendono ad essere assimilate


Ok, quello che intendevo è che non devi necessariamente pensare ad una struttura documentale articolata; per il processo di gestione degli accordi contrattuali ("commerciale", che utilizzo anche io, potrebbe essere fuorviante), la norma ti pone dei requisiti relativamente a:
- analisi richiesta cliente / fattibilità
- emissione preventivo
- riesame ordine del cliente

- elaborazione ed approvazione listini

Per esempio, il fatto che i clienti arrivino tramite il contatto dell'azienda A, che B non abbia una "struttura commerciale" propria non è di per sé rilevante.

Proprio per il fatto che in alcuni aspetti la situazione è un po' complessa, io adotterei la modalità "grafica" con cui documenti i processi (procedura, diagramma flusso..) che, a secondo della situazione specifica, si adattano meglio.

Pensando ad una situazione molto simile che ho visto, non escluderei, a questo livello, la presenza di due gestioni differenti:
Caso A) "ordini" che arrivano dall'azienda A (quasi già degli ordini di produzione)
Caso B) ordini dei clienti "propri"

Nel caso B in linea di massima hai la gestione "completa" fattibilità/preventivo/ordine ecc. magari con l'utilizzo di documenti specifici (es. preventivi con intestazione dell'azienda B).
Il punto fondamentale è che qualcuno in azienda B stipula un accordo contrattuale con un terzo e costui deve esserne legalmente in grado (ci sarà un rappresentate legale nella visura camerale ...)

Nel caso A la situazione può essere diversa, più snella, magari con ordini che arrivano direttamente tramite gestionale, dove viene data la conferma direttamente da parte del resp. produzione di B tramite SW.

Poi la pianificazione della produzione tiene conto (ovviamente) di A+B.

Questa è - grossomodo - l'approccio che ho adottato in una situazione che trovo molto simile, spero possa essere spunto di ispirazione.
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MessaggioInviato: Sab Ago 27, 2022 6:37 pm    Oggetto: Rispondi citando

Mi ritrovo molto nel tuo approccio.
Approfitto ancora di voi:
Storicamente le istruzioni vengono redatte in formato testuale, integrate con diagrammi, immagini. Io vorrei approfittare del fatto di lavorare partendo per alcune cose da un foglio bianco ed esplorare strade diverse. Nella pratica per alcune istruzioni di dettaglio sull'utilizzo e sulla manutenzione ordinaria di un impianto voglio provare a realizzare un videotutorial.
Vi sembra un'idea malsana?
A mio avviso i vantaggi sarebbero quelli di:
- "vedere" l'impianto, le sue parti, le schermate nella loro completezza e non solo su scatti o descrizioni, dove necessario si può editare il video inserendo se necessario materiale aggiuntivo
- dare alla spiegazione un tono più didattico
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MessaggioInviato: Lun Ago 29, 2022 8:00 am    Oggetto: Rispondi citando

Prima riflessione velocissima: in tutti i settori in cui non esista separazione fisica e impossibilità di trasferimento di materiali, prodotti e semilavorati, per la gestione dei flussi logistico/produttivi (magazzini, gestione scarti, gestione WIP, gestione resi eccetera) l'azienda B deve avere procedure di una riga che dicano solo: si applica la procedura dell'azienda A. Ogni altra soluzione ai miei occhi non è credibile, e parte "colpevole fino a prova contraria" in caso di audit serio.
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bagaroz
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MessaggioInviato: Ven Set 02, 2022 5:27 pm    Oggetto: Rispondi citando

Nel mio caso azienda B ha flussi logistici sia in arrivò da A, sia in arrivo da clienti suoi che nulla hanno a che fare con azienda A. In quel caso il materiale arriva, viene ingressato e gestito con un proprio flusso. Io la procedura la separerei per prodotti in arrivo da A e per prodotti in arrivo da clienti
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MessaggioInviato: Lun Set 05, 2022 8:24 am    Oggetto: Rispondi citando

I stick to my gun: se non c'è separazione fisica tra i flussi (es. magazzini diversi) la gestione separata non è credibile, finché non mi si dimostra il contrario in audit.

Se invece i prodotti che seguono regole diverse stanno in magazzini diversi e sono visivamente diversi in accettazione, allora ok.
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MessaggioInviato: Lun Set 05, 2022 10:11 am    Oggetto: Rispondi citando

Ok, quindi negli ultimi 3 post , a partire da Slender
Citazione:

Prima riflessione velocissima: in tutti i settori in cui non esista separazione fisica e impossibilità di trasferimento di materiali, prodotti e semilavorati, per la gestione dei flussi logistico/produttivi...


Siamo andati oltre il processo di acquisizione ordini, ci stiamo occupando della ricezione, lavorazione e gestione del prodotto, è corretto?
(scusate la necessità di precisazione, ma altrimenti faccio confusione)
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MessaggioInviato: Lun Set 05, 2022 10:20 am    Oggetto: Rispondi citando

bagaroz ha scritto:
Mi ritrovo molto nel tuo approccio.
Approfitto ancora di voi:
Storicamente le istruzioni vengono redatte in formato testuale, integrate con diagrammi, immagini. Io vorrei approfittare del fatto di lavorare partendo per alcune cose da un foglio bianco ed esplorare strade diverse. Nella pratica per alcune istruzioni di dettaglio sull'utilizzo e sulla manutenzione ordinaria di un impianto voglio provare a realizzare un videotutorial.
Vi sembra un'idea malsana?
A mio avviso i vantaggi sarebbero quelli di:
- "vedere" l'impianto, le sue parti, le schermate nella loro completezza e non solo su scatti o descrizioni, dove necessario si può editare il video inserendo se necessario materiale aggiuntivo
- dare alla spiegazione un tono più didattico


Ottimo come formazione iniziale,

Per un uso sul campo l'importante è che il video mi permetta, nel caso di una esigenza specifica/puntuale, di poter arrivare velocemente alle informazioni che mi servono.
Non saprei farlo, ma ho presente che in alcuni video su youtube nei commenti c'è una "scaletta" dove viene indicato a quale minuto del video si tratta un determinato argomento (clicki sopra e vai direttamente lì).

Inoltre devono poterlo visionare quando sono fisicamente nei pressi della macchina/impianto in occasione degli interventi (n tablet?)

Poi, in generale il tema è complesso, dipende dalle singole persone e da come "funzionano" le rispettive dinamiche di apprendimento.
Sicuramente per qualcuno risulterà invece più funzionale qualcosa di "cartaceo", da tenere a bordo macchina e consultare s/o necessità.

Non escluderei che lo strumento migliore sia un mix
Very Happy
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MessaggioInviato: Lun Set 05, 2022 2:44 pm    Oggetto: Rispondi citando

MikiMarru ha scritto:
Ok, quindi negli ultimi 3 post , a partire da Slender
Citazione:

Prima riflessione velocissima: in tutti i settori in cui non esista separazione fisica e impossibilità di trasferimento di materiali, prodotti e semilavorati, per la gestione dei flussi logistico/produttivi...


Siamo andati oltre il processo di acquisizione ordini, ci stiamo occupando della ricezione, lavorazione e gestione del prodotto, è corretto?
(scusate la necessità di precisazione, ma altrimenti faccio confusione)


Diciamo che la separazione fisica serve ovunque ci sia un oggetto (pacco, semilavorato, prodotto finito) che ha in azienda un suo "simile" che viene gestito con regole diverse da lui.

Questo perché, ad esempio, un magazzino unico dovrebbe dimostrare in modo molto puntuale l'impossibilità per un qualsiasi operatore di trattare il PaccoTipo1 con le regole previste per PaccoTipo2.
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MessaggioInviato: Mer Set 07, 2022 9:32 pm    Oggetto: Rispondi citando

Non capisco bene cosa tu intenda con separazione fisica.
I prodotti in arrivo da azienda A non passano da accettazione ma entrano direttamente in reparto, venendo processati con ordine di produzione di azienda A (che stampa un badge per non avere ordine di produzione completo in giro nel reparto di azienda B).
I prodotti in arrivo dall’esterno invece hanno un banco di accettazione, materiale viene ingressaro, si apre ordine di produzione, si emette conferma d’ordine. Dopo la lavorazione materiale viene portato in area preparazione della spedizione, si fanno i documenti e si preparano i pacchi per i corrieri.
Durante la lavorazione vera e propria i pezzi in arrivo da A e da esterno viaggiano insieme, accompagnati da badge che funge da ordine di produzione e riporta cliente.
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MessaggioInviato: Gio Set 08, 2022 7:56 am    Oggetto: Rispondi citando

Il rischio mix di gestione quindi, più che in magazzino, è in produzione.
Non dico che non sia accettabile: dico che mi farei spiegare molto molto molto bene come funzionano i meccanismi di identificazione/segregazione/rilavorazione degli scarti eccetera.
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MessaggioInviato: Gio Set 08, 2022 10:27 pm    Oggetto: Rispondi citando

Quello è un buon punto, non tanto per gli scarti ma proprio per identificazione del prodotto, poiché il processo consiste nel prendere decine di ordini di produzione diversi e metterli in un “forno” dopo averli montati sugli appositi supporti. A fine ciclo poi il prodotto va riabbinato al corretto ordine di produzione. Questo è un tema sia che gli n ordini siano tutti da azienda A sia che siano un mix di ordini provenienti da clienti diversi.
Questo è un punto importante sia in caso di NC ma lo è in generale per restituire al cliente i pezzi abbinandoli correttamente
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