Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[valy]

ciao a tutti...mi trovo a sistemare un SGQ mal fatto e mantenuto per tre anni nelle varie verifiche.
Ora l'auditor esterno mi ha sempre consigliato in fase di rinnovo triennale di snellire procedure e tutto il resto....
Operativamente ho dei dubbi:
- io avevo un sistema pesante fatto di ed e rev...metto tutto a ver. 0 ma le revisioni precedenti si annullano?
- dove posso trovare un elenco dettagliato dei documenti e procedure obbligatorie e non?
Grazie per ora...
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Valy

[chrisbin]

Ciao Valy.

Per la documentazione da riemettere, potresti incrementare il numero di edizione ed azzerare le revisioni, senza alcun problema, mantenendo traccia dell'operazione fatta e del registro dei documenti "aggiornati" alla nuova revisione.

Per la documentazione obbligatoria, alcuni punti della ISO 9001 prevedono la presenza di una procedura specifica per l'argomento (vedi es. le non conformità), oppure una procedura che contempli più argomenti che richiedono il documento, così riduci già il nr. di procedure.

Es. Un'unica procedura, come si vede molto spesso in giro, raggruppa Azioni preventive, Non conformità ed azioni correttive, ma è solo un esempio.

Il forum è pieno di riferimenti alla documentazione che potrebbero ritornarti utili.

Buon lavoro.

Christian
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Christian
"Fare il giornalista è sempre meglio che lavorare."

[Paoloruffatti]

Ciao Valentina

E' prassi comune azzerare tutte le Revisioni dopo essere passata alla Edizione 2

e procedure "obbilgatorie sono 5: se leggi attentamente la norma scopri quali sono perchè la norma usa la dizione "procedura documentata" ai seguenti punti:
4.2 gestione della documentazione
8.2 Audit
8.3 Non conformità
8.4 Azioni correttive e
8.5 Azioni preventive.
Di solito le ultimem tre diventano una sola perchè 8.3 e 8.4 sono in naturale sequenza (tutte le NC richiedono una Ac dopo la loro chiusura; e non mi si venga a dire che per le "piccole" NC non serve la AC, perchè è proprio dai buchetti più piccol e trascurati che passa l'acqua che fa crollare le dighe; c'è chi fa la classifica di NC maggiori e minori: roba da matti!!).
La 8.5 anche se essenzialmente diversa dalla 8.4 ha esattamente lo stesso iter di gestione.
Però io non mi fermerei a queste e di solito faccio fare la 7.2, perchè i commerciali sembrano di lavorare per un'altra ditta, quindi c'è bisogno di integrazione
Poi la 7.3 se la progettazione è una cosa importante per l'azienda (e qui vi inviterei a leggere l'e-book di Stefania e mio per fare dei risparmi enormi di tempo e di costi, prima di spendere un sacco di tempo dietro ai tre punti di riesami, verifiche e validazione).
La 7.4 si può saltare basta dire nel manuale che tenete una LFQ (lista fornitori qualificati) o avete un SW gestionale da cui potete tirare fuori tutte le registrazione della performance dei fornitori per valutarli
La 7.5 non serve se non per spiegare i processi di supporto alla produzione; io su questo punto chiedo ai miei clienti che tirino fuori tutte le IL (istruzioni di lavoro) che di solito esistono, magari scritte nell'agenda della cassa di risparmio e che servono davvero, sia a chi produce (anche se ormai l'operatore le sa a memoria) sia per spiegare ai nuovi assunti, in modo rapidissimo, le peculiarità di ogni processo di produzione.
Nel manuale va scritto il tipo di organizzazione della produzione (a spingere o a tirare e/o i principi di lean che si seguono) ... e purtroppo è diffusissima la vaccata dell'organizzazione per funzioni!.

La 7.6 serve dove la lista degli strumenti è lunga una spanna e ha diverse famiglie di strumenti dai più semplici ai più complicati.
Nel manuale (o nella procedura) si deve scrivere che esistono tre tipi di strumenti:
a) quelli di indicazione, che non vanno tarati perchè danno indicazioni di presenzao meno della variabile e non il valore della variabile stessa.
b) gli strumenti di misura o secondari che servono nei vari posti di lavoro (che vanno tarati)
c) gli eventuali strumenti primari a fronte dei quali si possono eseguire all'interno le tarature, con apposita scheda di taratura (se a qualcuno serve posso pubblicarne un esempio semplice); questi primari non devono essere usati in produzione o per attività di controllo qualità in produzione, ma tenuti solo per queste attività di taratura dei secondari.

Salvo casi particolari io non pubblico altre procedure nei SGQ che faccio fare, perchè inserisco dei capitoletti di spiegazione degli altri punti, come quello della soddisfazione del cliente, nel manuale direttamente (poche righe non paginate intere, mi raccomando!).
Non faccio neanche una 5.6 per il riesame della direzione perchè ho fatto un modello tipo di documento di riesame e uso sempre quello ...anche perchè non ci penso nemmeno a dire ad un imprenditore quale è il suo mestiere: non pèerchè non serva, ma perchè mi darebbero subito del presuntuoso e mi caccerebbero. (se volete questo "pattern" con tutte le spiegazioni sul che cosa scrivere punto per punto previsto dalla norma al 5.6. ve lo pubblico se volete)
Ciao
(tu Valy scrivimi se vuoi: mi dici che sistema cartaceo hai, di che azienda si tratta e che cosa produce e io ti posso dare qualche altro consiglio)

[Paoloruffatti]

Ciao Christian,
Ho visto che cominci subito a dare alla poverra Valeria una infoirmazione ridondante: il "registro" delle modifiche ai documenti; mi è vento il dubbio che tiu lavori alla Fiat.
Per me questo pezzo di carta (o file) non serve e nulla, come i fogli di trasmissionen interna delle modifiche alle procedure.
L'unico pezzo che può servire veramente è l'elenco della distribuzione dei documenti del SGQ, se hai un sistema cartaceo, in modo che tu possa andare da chi è possessore di una procedura, strappargliela di mano (anche se c'ha scritto il n° di telefono della morosa) e sostituirla con quella revisionata.
Se il tuo è un sistema on line in rete aziendale, scrivi a caratteri cubitali nella prima pagina che eventuali stampe fatte dal solito amante della carta sono obsolete nello stesso instante della stampa perchè così sfuggono a revisioni successive; quindi prima di usare una di queste copie fantasma bisogna assicurarsi on line che questa che si ha in mano sia ancora valida.
Ciao
Paolo

[chrisbin]

Caro Paolo,

apprezzo da sempre i tuoi consigli, compreso quello di poco fa.

Hai ragione, ho dato un'informazione un po' ridondante, ma è solo frutto della fretta.

Non lavoro alla Fiat, ma certe cose qui (non) funzionano come potrebbe succedere in Fiat

Non volevo intendere il classico, aberrante ed inutile registro come hai ben descritto, ma solo un documento che riporti in sintesi il lavoro svolto, tale da dare evidenza che tutta la documentazione è stata completamente rivisitata ed aggiornata alla nuova edizione.

Concordo con la scritta riguardante l'ufficialità della sola documentazione presente in rete ed almeno su questo, la mia "Fiat" ha già un punto a favore!

Ben lieto di collaborare e di imparare, come sempre!

Un abbraccio, Christian
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Christian
"Fare il giornalista è sempre meglio che lavorare."

[valy]

vi ringrazio per tutti questi consigli...visto che siete così gentili vi do un po di informazioni in più sulla società e sul sistema per vedere se riuscite meglio ad aiutarmi.
io mi occupo di qualità in una società nata come elettricisti che ad oggi fa anche energie rinnovabili....nel 2010 si sono affidati a degli sciacalli che gli hanno fornito un pacchetto completo fatto di manuale e procedure pesanti e inutili....alla certificazione hanno preso una lunga serie di non conformità e sono stata assunta io per sanare il tutto...ce l'abbiamo fatta mantenendo però un sistema abbastanza pesante che l'auditor mi ha sempre consigliato di snellire in sede di rinnovo triennale...ovvero tra 10 gg!!!!!
ora sulle procedure e mod. specifiche del sistema non ho problemi perché lavorando su commessa ho un piano della qualità ben specifico con procedure chiare e che funzionano...è tutto il resto che è pesante e che vi chiedo aiuto....
1. io avevo un sistema fatto di ed. e rev insieme...io voglio eliminare tutto e mettere solo le versioni...ma come tengo traccia del passato?
2. ho unito le PG "tenuta dei documenti e delle registrazioni"
3. Quali dei seguenti modelli sono obbligatori?
Mod.4.1.01 Distribuzione della documentazione
Mod.4.1.04 Indice delle revisioni delle PG.IOP
Mod.4.1.05 Elenco e distribuzione dei documenti di origine esterna
Mod.4.1.06 Elenco e distribuzione dei documenti di origine esterna
Tenete conto che ho 4 soci e 10 dipendenti...ai soci se bisogna comunicargli qualcosa si usa le mail e ai dipendenti si fa una riunione sulle PG o IOP di loro competenza....
Grazie per ora
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Valy

[Fagus]

Vally, a mio parere in 10gg non riesci a combinare nulla se non crearti confusione in testa.
Non devi necessariamente revisionare il manuale in vista delle visita di estensione del certificato.
Pianifica piuttosto la revisione per la fine di settembre/ottobre; avrai così la possibilità di snellire con tranquillità e ragion veduta il "pacco" rifilatoti dagli sciacalli e almeno 6 mesi per vederlo in opera e prendere le opportune azioni correttive e di miglioramento.
Poi, prima della visita di mantenimento del prossimo anno, contatta l'OdC e raccontagli che hai revisionato l'intero albero documentale (e di conseguenza ridefinito alcuni processi).
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Agostino

[Paoloruffatti]

Ottimo consigli Agostino (va pianificato il tutto nel riesame della direzione che deve presentare tra 10 gg.)

per Valy: io quando vedo liste di moduli come quelli che fai vedere sulla 4.2 mi metto a piangere: non ce n'è uno ce serva davvero a qualcosa! .... ma mi sembri esserci affezionata....
Al tuo punto 2 vedo che hai unificato la tenuta documenti e la PG delle registrazioni.
Quest'ultima si può benissimo togliere, se come ultimo capitoletto di ognio PG ci metti una tabellina che lista i moduli richiamati nel testo e a fianco di ciascuno ci metti il responsabile della raccolta e il tempo di durata di questa raccolta, come vuole la norma.
buon lavoro.
Paolo