PROJECT MANAGEMENT E PROGETTI
COMPLESSI

Staff di QualitiAmo

Il Project management può gestire anche la complessità se ben strutturato

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Quasi tutti i progetti di grandi dimensioni e molti di quelli piccoli presentano alcune caratteristiche tipiche della complessità che bisogna conoscere se si vuole fare del buon Project management.
Spesso, invec, si tende a portare avanti progetti anche complessi con strategie basate su una tradizione di gestione dei progetti che risale addirittura alla costruzione delle piramidi durante il terzo millennio a.C.
Cercando di essere più ottimisti, molto del Project management che si insegna e si pratica oggi è ancora fondato sulle teorie del controllo che sono state sviluppate nel periodo moderno per affrontare i problemi dell'industrializzazione del XIX e del XX secolo. Intendiamoci, non c'è niente di intrinsecamente sbagliato in tutto questo, tuttavia, i problemi sorgono quando queste idee vengono applicate unilateralmente a tutti i tipi di progetti e in tutti i contesti.

In ambienti complessi, i problemi legati al Project management derivano dal presupposto che i risultati, previsti al momento della stipula del contratto, possano essere sufficientemente determinati all'inizio del lavoro e poi raggiunti secondo quanto pianificato.
Questo approccio alla gestione del progetto funziona, però, solo per un numero limitato di progetti (di solito si tratta di progetti piccoli e di breve durata).
Una volta che un progetto ha raggiunto una dimensione critica o che si è dipanato per un certo lasso di tempo, il livello di ambiguità può aumentare di molto - così come le connessioni tra le diverse parti - e un approccio basato semplicemente sul controllo non funziona più bene per l'intero progetto.

Diversi autori, del resto, hanno riconosciuto che i progetti sono dei veri e propri sistemi e dovrebbero essere affrontati in maniera sistemica. Tuttavia la visione sistemica del mondo è molto appropriata per i sistemi meccanici ma non così utile quando sono le persone a rappresentare gli elementi chiave per il buon funzionamento dell'intera progettazione.
Il problema è che gli esseri umani sono imprevedibili nel loro comportamento perché subentrano l'auto-determinazione, l'essere volitivi, la motivazione, l'egoismo e chissà cos'altro ancora. Chiunque è in grado di ritardare in maniera significativa un progetto o addirittura di interromperlo , semplicemente rifiutandosi di lavorare bene, facendo qualcosa di totalmente imprevedibile o agendo secondo quello che pensa essere l'interesse dell'organizzazione.

L'alto numero di fallimenti dei grandi progetti che osserviamo suggerisce che le metodologie di Project management fondate solamente su una visione sistemica del progetto e sui sistemi di controllo non siano adatte alla gestione di molti dei progetti odierni.
Oggi - infatti - i progetti sono sottoposti ogni giorno di più a vincoli crescenti e un project manager, per sopravvivere, ha la necessità di adottare sia un approccio sistemico al progetto che e un approccio pluralistico.

Questo pluralismo sistemico richiede essenzialmente due cose:

  • che i project manager riconoscano la natura sistemica dei progetti
  • che coloro che gestiscono i progetti adotino un approccio pluralista agli strumenti e alle teorie del Project management, attingendo ad essi secondo le esigenze del progetto

La maggior parte dei progetti può essere descritta più facilmente come un sistema complesso di tipo adattativo (un sistema capace di adattarsi e cambiare se stesso, in base all'esperienza maturata) piuttosto che come un semplice sistema.
Se a questa visione uniamo l'approccio pluralistico, ecco che possiamo essere in grado di attingere da una vasta gamma di strumenti e di modi di pensare per sviluppare un nostro metodo, adatto alla realtà in cui lavoriamo e alle esigenze del singolo progetto.

Nessuno approccio alla gestione del progetto è appropriato per tutte le situazioni.

I project manager devono conoscere ed essere in grado di utilizzare una grande varietà di strumenti e di modi diversi di ripensare ai progetti, per scegliere il migliore in base alle esigenze che la situazione impone.

Le teorie della complessità che applichiamo alle organizzazioni possono essere tranquillamente utilizzate anche per i progetti, dato che anch'essi presentano interconnessioni, gerarchie, una gestione delle comunicazioni, una parte dedicata al controllo e una alla gestione delle emergenze, che ritroviamo nelle organizzazioni.
Il concetto di sistema ci è di grande aiuto nella comprensione delle relazioni tra le parti e gli insiemi.
Pensare in termini di sistemi, del resto, è qualcosa che facciamo naturalmente perché intuitivamente diamo un senso alla mondo proprio riconoscendone i modelli di interazione e di feedback.

(Seconda parte)

PER SAPERNE DI PIU':

Project management: un'introduzione
Gestire i progetti in un'ottica di Qualità
Le competenze del Project manager
Le caratteristiche del Project manager
L'infrastruttura del Project management
Il Project plan - la Work Breakdown Structure
Il Project plan - lo Statement Of Work
Il Project plan - la lista delle risorse
Attivare un team di progetto
Le fonti di rischio in un progetto
Affrontare i rischi di un progetto
Il ruolo del Responsabile Qualità nella gestione di un progetto
Redigere il Project plan di un progetto della Qualità
Modulo per il project planning
Guidare la riunione del varo di un progetto
Valutare la qualità di un progetto
Valutare la qualità di un progetto (2)
Gestire i collegamenti vincolanti
Il mansionario del Direttore dell'Ufficio Tecnico
Note utili per redigere la procedura di progettazione
Progettare
La gestione collaborativa dei progetti
I libri: Six Sigma Project management
I libri: Project & Process Management. La gestione integrata di progetti e processi: una sfida organizzativa
La review di un progetto



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