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icesà
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MessaggioInviato: Gio Feb 10, 2011 12:59 am    Oggetto: Registrazioni Rispondi citando

Salve a tutti.
Io ho ereditato da poco un sistema ISO 17025 ... in realtà ho ereditato una serie di procedure e moduli che sono stati raramente applicati e che quindi non costituiscono organicamente un sistema.
In questo momento sto cercando di ottimizzare le procedure ed anche i tempi ma purtroppo non è affatto facile!

Fra le varie cose mi sono accorta che tutte le registrazioni sono svolte manualmente. Pertanto, se devo accettare 16 campioni occorre che a mano compili 16 moduli di accettazione e altri 16 moduli di fogli di entrata/uscita.
Purtroppo il programma di cui dispongo per la redazione dei rapporti di prova non contiene tutte le infomazioni che necessitano in accettazione e nei fogli entrata/uscita e quindi ho dovuto rinunciare al suo utilizzo in queste fasi.
Ho però pensato di compilare i moduli al computer, per poi stamparli e firmarli.
In laboratorio mi hanno contestato questa modalità perchè sembrerebbe che in fondo al modulo occorrano nominativi e firme di chi redige, di chi verifica/approva e chi emette il modulo.
E' vero che occorre la firma oppure basta lche sia presente sulla sola copia originale in possesso del RGQ (copia master)?
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QualitiAmo - Alberto
Moderatore


Registrato: 10/11/09 11:26
Messaggi: 4567

MessaggioInviato: Gio Feb 10, 2011 9:09 am    Oggetto: Rispondi citando

Ciao icesà e benvenuta su QualitiAmo!

La norma 17025 richiede la firma di chi autorizza l'emissione del rapporto di prova. Nulla ti impedisce, però, di compilare tutto su computer e poi stampare e firmare. La cosa fondamentale è che sia chiaro chi sta firmando.
_________________
Alberto - Staff di QualitiAmo

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dario
Enigmatico sorridente


Registrato: 27/11/07 16:30
Messaggi: 3701

MessaggioInviato: Gio Feb 10, 2011 8:13 pm    Oggetto: Rispondi citando

Ciao Icesà, esco oggi da una 2 giorni di full immersion 17025 (una visita ispettiva ed un riaccreditamento) e sono fresco fresco di confronti con gli essessor.
Per le firme, basta come ti dice Alberto!
Basta che il rapporto sia validato dalla firma del responsabile abilitato che avete definito a sistema. Ah, una cosa, la firma DEVE essere leggibile, ossia, se il resp. che firma fa uno scarabocchio, metti in chiaro sotto il nome e cognome... una delle azioni che mi hanno fatto oggi Smile
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icesà
Nuova recluta del forum


Registrato: 09/02/11 12:08
Messaggi: 5

MessaggioInviato: Ven Feb 11, 2011 4:19 pm    Oggetto: Procedura di tenuta sotto controllo della documentazione Rispondi citando

I documenti della mia azienda che fanno parte della comunicazione esterna (Preventivi, fatture, rapporti di prova) hanno tutti un proprio format e non riportano la griglia contenente:
- logo
- tipo di documento
- numero di pagina, identificativo del documento e revisione.

I documenti facenti parte della comunicazione interna (ovvero verbali di campionamento, fogli entrata/uscita, ...) sono rappresentati nella classica struttura di cui sopra con indicazione sul fondo di chi redige, autorizza e emette il modulo.

A questo punto avrei due domande da farvi:
1. è corretta questa modalità operativa? E in particolare quella che concerne i documenti di comunicazione esterna?
2. quando ho seguito i corsi sulla 17025 ci hanno parlato del format di prima pagina e di quello delle pagine successive alla prima. Questi moduli nascono la Procedura Gestionale sulla tenuta sotto controllo della documentazione? L'identificativo di questo modulo mod. 02/PG 01 (ad esempio) va sempre sopra al logo in tutti i documenti che vi ho descritto come "documenti della comunicazione interna"?

Spero di avre spiegato in maniera opportuna i miei dubbi e ringrazio chi mi ha risposto precedentemente e chi vorrà aiutarmi in questa occasione.
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QualitiAmo - Stefania
Moderatore


Registrato: 16/09/07 18:37
Messaggi: 26583

MessaggioInviato: Ven Feb 11, 2011 4:55 pm    Oggetto: Re: Procedura di tenuta sotto controllo della documentazione Rispondi citando

Ciao.

icesà ha scritto:
I documenti della mia azienda che fanno parte della comunicazione esterna (Preventivi, fatture, rapporti di prova) hanno tutti un proprio format e non riportano la griglia contenente:
- logo
- tipo di documento
- numero di pagina, identificativo del documento e revisione.


Che i documenti esterni non abbiano la stessa forma esteriore degli interni poco importa, così come non importa se abbiano o meno il logo, purché siano riconoscibili come vostri e, quando necessario, identificati in modo univoco a livello di singolo documento (numero preventivo, numero fattura, numero rapporto di prova, ecc.).

Relativamente alla tipologia, direi che una fattura si distingue da un preventivo quindi non ci sono problemi.
La cosa importante è la procedura che seguite per emettere in nuovi master. Potrebbe accadere che qualcuno accidentalmente emettesse un rapporto di prova con un format vecchio? Se sì, bisogna porvi rimedio.

L'unica cosa che mi impensierisce è la mancanza di numerazione delle pagine (come mi accorgo se nel preventivo ricevuto via fax e firmato dal cliente manca una pagina che non è stata approvata?)

icesà ha scritto:
2. quando ho seguito i corsi sulla 17025 ci hanno parlato del format di prima pagina e di quello delle pagine successive alla prima. Questi moduli nascono la Procedura Gestionale sulla tenuta sotto controllo della documentazione?


Sì. La gestione di tutti i documenti fa capo alla procedura che hai citato.

icesà ha scritto:
L'identificativo di questo modulo mod. 02/PG 01 (ad esempio) va sempre sopra al logo in tutti i documenti che vi ho descritto come "documenti della comunicazione interna"?


Ogni modulo avrà una sua codifica: ad esempio ci sarà un modulo per il verbale delle riunioni (001), un altro modulo con un'altra codifica per le comunicazioni interne (002), ecc.
Se due moduli servono per due cose diverse, dovranno avere codifica diversa.

Non sono sicura di aver capito bene tutte le tue domande. Non ti fare problemi, eventualmente, a chiedere ulteriori lumi. Very Happy

Ah! Un consiglio: quando cambi argomento (non stiamo più parlando di registrazioni o, meglio, non stiamo più parlando solo di registrazioni) apri una nuova discussione.
_________________
Stefania - Staff di QualitiAmo

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icesà
Nuova recluta del forum


Registrato: 09/02/11 12:08
Messaggi: 5

MessaggioInviato: Ven Feb 11, 2011 6:58 pm    Oggetto: Procedura di tenuta sotto controllo della documentazione Rispondi citando

1. La cosa importante è la procedura che seguite per emettere in nuovi master.

In questo caso ho caricato in un'area riservata del sito (con password comune a tutti gli interni) tutti i format specifici (fattura, preventivo, ecc) che ovviamente sono sempre aggiornati.
Ognuno andrà a pescare il format di cui ha necessità e lo utilizzerà. Ovvimante laddove si tratta di preventivi, fatture e rapporti di prova esiste solo un incaricato e quindi la numerazione prograssiva sarà osservata dall'incaricato in questione.
Per fax, comunicazioni in uscita, ecc abbiamo un protocollo quindi riempiti i vari campi occorre passare dal protocollo.


2. Numerazione delle pagine
Ovviamente mi sono espressa male ogni format specifico contine logo, numerazione delle pagine, ecc. ma non nelle stesse posizioni dei format utilizzati nel SGQ;


3. Ogni modulo avrà una sua codifica.
I nostri moduli sono identificati con Mod. (numero)/PG-(numero Procedura gestionale).
Quello che volevo capire è questo:
poichè nella procedura gestionale relativa alla tenuta sotto controllo della documentazione definisco
- Mod. 01/PG-01 "Format di prima pagina" e
- Mod. 02/PG-01 "Format di pagina successiva alla seconda"

quando vado a scrivere un verbale (che ha una sua codifica riportata in alto a destra) devo, in alto a sinistra, riportare Mod. 01/PG-01 per la prima pagina del verbale e Mod. 02/PG-01 per le pagine successive alla prima?
Ovvero devo far capire che scrivo il verbale su un format che non è specifico del verbale ma è quello definito nella PG01. E' così?


4. Mi scuso se non ho cambiato topic. Provvederò prossimamente. Sto ancora studiando la struttura del forum ed ho difficoltà ad individuare le risposte ai miei dubbi, nonostante lo strumento "Cerca".
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dario
Enigmatico sorridente


Registrato: 27/11/07 16:30
Messaggi: 3701

MessaggioInviato: Ven Feb 11, 2011 8:20 pm    Oggetto: Rispondi citando

Ciao, per la documentazione, io credo che il consulente che vi ha "fatto" il sistema ve lo ha fatto complicatissimo...
Che casino una prima pagina con un identificativo e le seguenti con un altro...
se poi metti degli allegati, che fai, un codice per ogni allegato?
Il protocollo di misura è uno per ogni mandato... e avrà 1 pagina sola se semplice o magari 120 pagine se la campagna di misurazioni è corposa...

Il test report, se hai un rapporto con diversi elementi, è uno e non vedo la logica di avere più identificativi.

La norma ci dice che i report devono riportare le informazioni utili in modo da essere completo, non trarre mai in inganno il cliente, ma da nessuna parte ti impne di complicarlo.

Noi abbiamo in un laboratorio il rapporto è in word e si chiama "rapporto di misurazione - rev.11-02-7" ... niente codici o identificativi strani (la revisione dice che il modello è del 7 febbraio 2011. Finito lì.
Il responsabile del settore che lo usa lo salva con il nome del mandato di misurazione e per tutta la vita del rapporto si chiama così.

Nell'altro laboratorio esce in automatico dalla banca dati e anche qui abbiamo deciso di nominarlo col nome del mandato. Anche lì niente cose esoteriche. Funziona benissimo, è semplice e mai ci ha dato problemi.
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Paoloruffatti
Yoda


Registrato: 26/07/08 11:05
Messaggi: 4071

MessaggioInviato: Lun Feb 14, 2011 1:00 pm    Oggetto: Rispondi citando

Ciao, concordo con Dario, ovviamente!
Ci sono in giro colleghi che ripropongono sempre lo stesso malloppo di carta indipendentemente dalla dimensione e tipo di azienda: hanno in mano il manuale della fiat e lo clonano.
Robe da matti!.
Direi di pianificare la sostituzione completa del sistema cartaceo, fino ad arrivare ad un manuale di 22-23 pagine (grafici compresi) con i capitoli e paragrafi pedissequamente secondo i punti norma (anche perchè, se no, gli ispettori ti chiedono la famigerata tabella di correlazione)
Poi ti direi di numerare le procedure sempre secondo i punti norm (ad sempio la P7.4 è quella per i fornitori, la 8.2 quella deglia udit, se vuoi proprio scriverle); evita di far una 5.6 (riesame) perchè io mi vergono a dire all'imprenditore come deve gestire un consiglio di amministrazione, quale dovrebbe essere il report di "riesame della Direzione"

Per i moduli il sistema fiat èuna cavolata unica.
Ti voglio vedere a identificare con un codice di sistema una stampa del vostro gestionale!
Leggiti la nota del 4.2 (vado a memoria perchè sono in ospedale) che dice che l'estensione e la profondità della documentazione di sistema dipende da , ecc.ecc....., cioè se tuttisanno che un documento è una stampa di computer , basta che tu nella procedura (se la vuoi scrivere) la citi e basta e se vuoi fare una "figata" (termine tecnico che oggi va molto di moda) ci metti in procedura il percorso.
Ciao a tutti
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dario
Enigmatico sorridente


Registrato: 27/11/07 16:30
Messaggi: 3701

MessaggioInviato: Lun Feb 14, 2011 2:03 pm    Oggetto: Rispondi citando

Caro Paolo, ti ringrazio per la conferma che non sono una mosca bianca.

Per icesà: il "mio" (non è mio, ma lo abbiamo sviluppato per fortuna con pieno coinvolgimento del laboratorio) manuale è di 14 pagine compresa la pagina titolo (vuota) e la seconda dove c'è l'indirizzo, la terza, con l'indice.
Il manuale della iso 17025 è quindi di 11 pagine, compreso indice e glossario.
rispetta i 5 capitoli della 17025 in pieno (zero non confromità alla visita ispettiva di verifica intermedia della scorsa settimana) e rinvia a 24 documenti esterni + 32 procedure tecniche (abbiamo 32 processi di misurazione accreditati).
dei 24 documenti "linkati", la metà sono procedure operative (di gestione), il resto sono documenti come la politica, l'organigramma, le matrici delle competenze e delle abilitazioni, le condizioni generali ecc.

Paolo è fin troppo buono con le sue 24 pagine. Ma immagino che lui contemplasse anche le procedure e altro... Fin lì non ci riusciamo.
Ma anche le norme sono diverse e la 17025 ha il capitolo 5 che obbliga a prevedere altri documenti (i requisiti tecnici).
Come suggerisce Paolo, il manuale segue i capitoli della norma e evita di dover fare tabelle e slalom per gli assessor.


Ciao
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Paoloruffatti
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Messaggi: 4071

MessaggioInviato: Mar Feb 15, 2011 7:55 pm    Oggetto: Rispondi citando

Grazie Dario per aver precisato : io mi riferivo alla 9001. ...... sai dall'ospedale vi potevo leggere e non sempre, dato che usavo una pennetta di internet a carburo (ci voleva un secolo per entrare e non sempre ci si riusciva) e poi ero un po' meno lucido.
Comunque ora sono a casa con la mia internet veloce e riprendo a leggervi.
Ciao
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2p71828
Qualità è precisione


Registrato: 31/10/08 17:43
Messaggi: 2749

MessaggioInviato: Mar Feb 15, 2011 8:20 pm    Oggetto: Re: Procedura di tenuta sotto controllo della documentazione Rispondi citando

icesà ha scritto:

Quello che volevo capire è questo:
poichè nella procedura gestionale relativa alla tenuta sotto controllo della documentazione definisco
- Mod. 01/PG-01 "Format di prima pagina" e
- Mod. 02/PG-01 "Format di pagina successiva alla seconda"

quando vado a scrivere un verbale (che ha una sua codifica riportata in alto a destra) devo, in alto a sinistra, riportare Mod. 01/PG-01 per la prima pagina del verbale e Mod. 02/PG-01 per le pagine successive alla prima?
Ovvero devo far capire che scrivo il verbale su un format che non è specifico del verbale ma è quello definito nella PG01. E' così?


l'errore secondo me sta nel definire come documento quello che è un format ovvero un allegato della procedura PG01. Se hai un buon controllo puoi assicurare che tutti applichino tale procedura senza scrivere o riportare oltre.
Se proprio vuoi avere la stra-certezza a piè pagina dei documenti fai scrivere "questo modulo è stato redatto nel rispetto della procedura PG01 versione XX del GG_MM_AA e degli allegati Mod. 01/PG-01 versione XX e Mod. 02/PG-01 versione YY"
_________________
=fixed(exp(1);5)
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