Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

tata2009 · Inviato: Mar Feb 10, 2009 9:54 pm Oggetto: amministrazione

Secondo la iso 9001:2008 la nota al punto 6.
2 della norma. Dev' essere determinata la necessaria competenza per tutte le figure operanti all'interno dell'organizzazione.

Dovrei quindi introdurre l'amministrazione.. si accettano consigli..

dario · Inviato: Mer Feb 11, 2009 9:06 am Oggetto:

acc... un altro cagnolone tra di noi (intendo il tuo alias eheh).
tata, la norma vuole che nell'organigramma, e nei profili e mansionari non siano tralasciate funzioni rilevanti. Inoltre vuole che si dia il giusto peso nella determinazione delle necessità di istruzione, formazione continua, addestramento.

Io l'amministrazione la ritengo sempre importante e la metto sempre.

ok?
Smile

tata2009 · Inviato: Mer Feb 11, 2009 10:23 am Oggetto:

Certo..ho inserito nell'organigramma l'amministrazione, e nel manuale della qualita' nei mansionari ho descritto cosa gestisce..
Quello che mi chiedo io...è se devo inserirla nelle procedure, come inserirla nei processi dell'organizzazione e se può rientrare nelle N.C. e se si quali esempi. ???

dario · Inviato: Mer Feb 11, 2009 10:49 am Oggetto:

Se hai una funzione che interagisce in un processo è giusto che sia inserita.
L'amministrazione, secondo me ha anche dei processi suoi (come process owner)... gestione contabilità, gestione amministrativa del personale ecc. e va trattata come tutte le altre funzioni, non credi?
Nelle NC? eccome... se toppa qualcosa deve rispondere come rispondono le latre funzioni.
ciao Smile

Simo · Inviato: Mer Feb 11, 2009 10:59 am Oggetto:

Ciao. Dario ti ha già delle ottime indicazioni.
In più ti posso dire che molto di ciò che fa l'Amministrazione è già normato dall'esterno quindi dovrai prestare attenzione soprattutto alle interconnessioni tra il processo amministrativo e gli altri processi aziendali.

Ad esempio: c'è un recupero crediti gestito dall'Amministrazione? Benissimo, come si interfaccia, ad esempio, con il Commerciale?

tata2009 · Inviato: Mer Feb 11, 2009 11:06 am Oggetto:

potrei inserire la richiesta dei dati bancari al cliente (per emissione ri.ba) con un modulo apposta per richiederli... e cos'altro?

grazie Dario per le risposte..!!!

tata2009 · Inviato: Mer Feb 11, 2009 11:11 am Oggetto:

ah ecco allora dovrei anche inserire il recupero crediti in una procedura?

diangel_al · Inviato: Mer Feb 11, 2009 11:18 am Oggetto:

Salve a tutti, finalmente ci risentiamo! sono stato in ospedale un pò di tempo..........
x l'amministrazione, attenzione!! prima di preparare la modulistica, verificare in prima battuta il processo (spesso esterno) con il commercialista, poi parlare bene con l'addetto contabile che conosce BENE il software gestionale utilizzato (ormai processano quasi tutto, e, per es., le riba le generano in automatico). e x le procedure, ok ad inserirle nel SGQ, ma ATTENZIONE: sono soggette ad un'altissima variabilità a causa della normativa esterna, e diventano subito obsolete. valutare bene se inserirle nel SGQ.

cenerino · Inviato: Mer Feb 11, 2009 1:15 pm Oggetto:

Tata,
per quel che ti può servire io mi sono scottato le mani con l'amministrazione, a parte che ho un avversione epidermica per gli amministrativi. Mi sono arenato nella parte di interazione fra le procedure di QMS e tutte le procedure che loro hanno fiscali e non ( segmento STAR in borsa, legge 238 , leggi sul bilancio e trattamento dati....) non ne sono venuta a capo di nulla . Da "vigliacco" ho desistito e mi tengo alla larga per ora. L'unica cosa è che sono riuscito fare è ad iniziare a fargi scrivere delle procedure /istruzioni di lavoro stile Qualità. Buona fortuna a te

gibbosky · Inviato: Mer Feb 11, 2009 2:35 pm Oggetto:

Salve a tutti,
faccio solo una mia considerazione in merito al processo Amministrazione.
Come prima di me è stato detto, la parte amministrativa risponde a delle cogenze di legge che di fatto blindano il processo in se...
Ora, il punto è interrogarsi davvero sull'utilità delle procedure... di cui è farcito un sistema di gestione aziendale... dobbiamo metterle per far numero o per fare in modo che i processi siano descritti chiaramente ?
Un processo in input riceve delle variabili... che modulano gli output del processo stesso, rendendoli quindi conformi o non conformi... e sempre comunque perfettibili.
A cosa serve la procedura ? La procedura iniziale, sarà scritta diciamo su base sperimentale...osservando nel dettaglio le attività del processo e successivamente elevandosi ad una visione globale rivolta all'intercorrelazione tra attività che compongono il processo... la procedura quindi descriverà tutto questo. Successivamente andremo a fare misurazioni di quel processo, cercando standard qualitativi sempre migliori... fissando target sempre più spinti... ergo sarà necessario di volta in volta sgrossare la procedura iniziale e revisionarla... sulla base delle analisi di processo fatte.
Di fatto una procedura serve a descrivere un processo che può sempre essere modificato dall'organizzazione... a seconda delle proprie esigenze.
L'amministrazione ? Che cosa posso fare con l'amministrazione ?
Con l'amministrazione ho praticamente le mani legate... la fatturazione, le altre pratiche amministrative legate a particolari attività sono di fatto descritte da percorsi obbligati di legge... viene meno secondo me l'utilità di una procedura... cosa che peraltro non ho mai fatto nei miei sistemi.
Fancamente ci ho pensato sempre... e proprio di recente un amministrativo mi dice:

"se sto male io voglio vedere chi effettua la fatturazione, bilanci e roba varia...dovresti fare delle istruzioni o procedure che mettano chiunque nella condizione di sostituirmi".

Ragionamento secondo me che lascia il tempo che trova... anzi, fareste mettere uno che non ha idea di amministrazione a fatturare solo per il fatto che ha un'istruzione a suo supporto ?
Io no di certo... preferirei assumere immediatamente un ragioniere in grado di supplire il precedente malato...come tanti se ne trovano... oppure formerei con calma un'altra risorsa così da renderla intercambiabile.

Il punto su cui ragionare è il seguente :

vale la pena scrivere una procedura che ricalca esattamente quello descritto da pratiche esistenti, consolidate e cogenti ??

a mio avviso no !

saluti

gibbosky

diangel_al · Inviato: Mer Feb 11, 2009 3:27 pm Oggetto:

a meno che non siano procedure per l'internal auditing ex l. 262 o per il controllo di gestione. lì il discorso cambia molto. per il resto, il mio consiglio è di non impantanarti in questa situazione. lasciala al R-AMM e alla Dir

pterix · Inviato: Mer Feb 11, 2009 5:13 pm Oggetto:

Inutile fare procedure se esistono già riferimenti esterni. Utile e sacrosanto farle, invece, per tutte le attività non normate (es. utilizzo programma fatturazione, gestione crediti scaduti, ecc).

Per Gibbosky: non credo che una procedura basti a fare l'esperto amministrativo ma senza una procedura anche un povero ragioniere trapiantato in un nuovo ufficio non sa nemmeno che pesci pigliare! :?

gibbosky · Inviato: Mer Feb 11, 2009 7:03 pm Oggetto:

Ciao Pterix,
software di fatturazione... gestione crediti scaduti... a mio avviso sono attività rispetto alle quali utilizzando risorse formate si può tranquillamente fare a meno di scrivere una procedura...
Altrimenti dovremo scrivere una procedura per tutto... non a caso la norma te ne indica solo sei... e come ben sai la parte amministrazione ( a mio modesto avviso giustamente) non è neanche sfiorata ... impatto sul cliente finale pressochè prossimo allo zero...

P.S.

lo so ...ora mi verrai a dire di come si incazzano i clienti quando si fattura in modo sbagliato... ma vogliamo ovviare a questo con una procedura ?
Direi che sensibilizzazione e formazione/istruzione sulle risorse che sovente sbagliano è più che sufficiente...senza fare altri documenti e carta.

ciao ciao

gibbosky