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Struttura ufficio qualita'

 
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Autore Messaggio
matteo.turra80
Nuova recluta del forum


Registrato: 23/08/21 15:07
Messaggi: 2

MessaggioInviato: Lun Ago 23, 2021 4:13 pm    Oggetto: Struttura ufficio qualita' Rispondi citando

Ciao a tutti,
ho da poco cambiato azienda e attualmente lavoro come Quality Manager per un'azienda automotive. realizziamo allestimenti per veicoli commerciali, sia per case auto (primo impianto) che aftermarket.
sono subentrato ad un Manager che non ha mai voluto chiarire bene i ruoli all'interno dell'ufficio, praticamente tutti facevano un po' tutto.
ora, io vorrei dare un minimo di struttura, anche per riuscire meglio a capire i vari carichi di lavoro di ognuno, e anche per impostare un po' la formazione ed un minimo di analisi di indicatori di performance.
Considerando che in totale in ufficio siamo in 4 persone operative (me compreso), come suddividereste i ruoli per tutta la gestione dell'ufficio qualità e ambiente?

la mia idea sarebbe questa:

PERSONA 1 (io): qualità clienti e fornitori, e qualità di sistema;
PERSONA 2: gestione sistema ambientale (50%) e qualità di processo
PERSONA 3: qualità di processo e incoming inspection
PERSONA 4: taratura strumenti; audit prodotto; laboratorio (poca roba: nebbia salina e prove di trazione).

voi che ne pensate? condividete con me questa necessità di darsi una struttura? o forse è meglio che tutti siano un po' in grado di fare tutto?

grazie mille a tutti
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QualitiAmo - Stefania
Moderatore


Registrato: 16/09/07 18:37
Messaggi: 26583

MessaggioInviato: Mar Ago 24, 2021 8:00 am    Oggetto: Rispondi citando

Premesso che la struttura migliore da dare all'ufficio puoi sperimentarla solamente tu con i tuoi collaboratori in base alla vostra esperienza, direi che non è per niente una cattiva idea decidere "chi fa che cosa" in base alla formazione ricevuta, all'esperienza maturata, a ciò che si sa fare meglio, a ciò che interessa di più, ecc.
In questo modo potrai vedere se ci sono inefficienze, ridondanze, cose da sistemare e così via. Quando "tutti fanno tutto", invece, la cosa è molto più sfumata e c'è il rischio di perdere informazioni importanti per il miglioramento.

Attenzione, però, a non creare colli di bottiglia, cioè persone che - con la loro assenza - potrebbero generare rallentamenti al lavoro da svolgere. Lo specifico perché, da quello che hai scritto, oggi tutti fanno un po' di tutto e sono in grado di intervenire ovunque.

Un'altra cosa: affidando compiti precisi, potrebbero verificarsi questi due problemi:

1) le persone non si sentono più in dovere di rilevare problematiche che si verificano nel lavoro dei colleghi perché non è più un compito loro;
2) il lavoro si evolve nel tempo, cambia, si diversifica e chi non si occupa per un certo tempo di svolgere un compito potrebbe ritrovarsi a non riuscire più a svolgerlo nel migliore dei modi

Per ovviare a tutto questo la soluzione è:

1) coinvolgere attivamente i tuoi collaboratori nella suddivisione del lavoro. Solo in questo modo, infatti, eviterai che ci siano gelosie, recriminazioni o disinteresse per gli obiettivi comuni dell'area. Punta a una decisione che sia quanto più possibile condivisa

2) assicurarsi di mantenere il minimo di affiancamento e formazione necessario perché tutti possano intervenire nel lavoro di un collega costretto ad assentarsi
_________________
Stefania - Staff di QualitiAmo

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KK
King of Kuality


Registrato: 23/04/09 14:36
Messaggi: 10262

MessaggioInviato: Mar Ago 24, 2021 9:22 am    Oggetto: Rispondi citando

Credo sia difficile rispondere a una domanda del genere in quanto la miglior suddivisione del lavoro può essere fatta solo conoscendo le persone e le loro attitudini.

Un concetto che ho utilizzato spesso e ho visto funzionare bene è il seguente: avere sempre uno e un solo responsabile per ogni processo (e quindi anche per ogni attività/mansione/lavoro).

Se hai un buon dialogo con loro e hai la loro collaborazione e fiducia, potresti continuare a far svolgere tutto a tutti, ma assegnando la responsabilità di riportare i risultati dei diversi lavori soltanto a uno di loro.
Ad esempio: tutti fanno audit interni ma il loro coretto svolgimento e la gestione delle problematiche la chiederai solo alla persona A.
Tutti fanno controllo di processo ma la gestione delle problematiche e la rendicontazione delle prestazioni verranno fornite al QM solo dalla persona B.

In caso di buon lavoro di squadra (e solo in quel caso, altrimenti si innescano competizioni dannose) questo è un buon metodo per coinvolgere tutti in ogni lavoro ma avendo comunque uno solo che "tira le fila" di ogni processo o di ogni lavoro.
In tal modo, dovendo rendicontare un lavoro, tu avrai sempre uno e un solo referente, che si occuperà lui di controllare gli altri, visto che dovrà risponderne lui in prima persona.
_________________
Konsulente Kualità
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Antonio.Di.Paolo
Nuova recluta del forum


Registrato: 15/01/21 19:19
Messaggi: 8

MessaggioInviato: Mar Ago 24, 2021 3:25 pm    Oggetto: Rispondi citando

Ciao Matteo,

ti avviso che non sono un esperto quindi ti riporto semplicemente una mia idea, poi valuta tu quanto possa tornarti utile.

Io uso la tecnica della definizione dei responsabili di funzione, ovvero definisco un processo, input, output, cose che devono essere fate, come devono essere fatte, come devono essere presentate, quando devono essere completate ( se applicabile). Una volta definito cosa c'è da fare scrivo una procedura (o policy).

In questo modo si divide "la funzione" dalla persona, una persona può ricoprire più funzioni, più persone possono ricoprire una sola funzione.

Esempio funzione: Resp. Audit Interni

Andrò a descrivere il processo conduzione di audit interni in una procedura (o policy).

In questo modo dal momento che attribuisco la funzione alla persona attualmente recepisce l'incarico della funzione.

Per il discorso della formazione e delle competenze vale ovviamente quello che hanno detto i colleghi, bina assicurarsi che le persone siano in grado di svolgere il lavoro loro assegnato, senza smettere di dormire la notte, lavorando sabato e domenica e così via... Insomma non devono inventarsi nulla sono stati messi nelle condizioni di lavorare perché formati al meglio.

Per quel poco che ho visto in azienda si tende a confondere la persona con la funzione. Ad esempio gli acquisti li fanno Bruno e Sandro, il materiale lo controlla Luigi e Piero fa gli imballi. Quanto è bravo Piero a fare gli imballi, sono vent'anni che fa imballi e mai nessun reclamo da parte dei Clienti e così via..
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