Indice del forum Il forum sulla Qualità di QualitiAmo
Torna all'homepage di QualitiAmo
 
 FAQFAQ   CercaCerca   Lista utentiLista utenti   GruppiGruppi   RegistratiRegistrati 
 ProfiloProfilo   Messaggi privatiMessaggi privati   Log inLog in 

cooperativa - processi in outsourcing

 
Nuovo argomento   Rispondi    Indice del forum -> La futura ISO 9001, l'attuale ISO 9001:2015 e le versioni precedenti
Precedente :: Successivo  
Autore Messaggio
dm15
Nuova recluta del forum


Registrato: 13/10/16 10:49
Messaggi: 18
Residenza: Lago di Garda

MessaggioInviato: Gio Ott 13, 2016 4:29 pm    Oggetto: cooperativa - processi in outsourcing Rispondi citando

Buongiorno a tutti,
mi scuso anticipatamente se l'argomento e' gia' stato sviscerato (ma con l'opzione "cerca" non ho trovato un risultato soddisfacente), ma ho un dubbio sul tipo di documentazione/evidenze da preparare nel caso di seguito spiegato.

Un mio cliente si deve certificare Iso 9001:2015 da zero (non e' mai stato certificato fino ad oggi), e quindi siamo partiti mappando i processi principali,
per capire cosa fanno e come lo fanno.
Trattasi di una gestione deposito conto terzi, quindi io lo interpreto come "servizio".
Tutta la gestione del magazzino, da quando la merce viene scaricata dai camion, e' affidato ad una cooperativa. Il cliente di fatto si limita ad intefacciarsi con il suo cliente, controllare i documenti di trasporto in ingresso e in uscita, e preparare gli ordini di uscita, da dare alla cooperativa affinche' prepari la merce.

Ora, come mi devo regolare per tutte le attività che vengono fatte dalla cooperativa? Devo far preparare ad un cliente delle Istruzioni Operative che deve "imporre" alla cooperativa come modo di lavoro, o deve solo farsi dare delle registrazioni sull'attività finale (ad esempio che la merce dall'area di scarico si trova collocata nel punto corretto del magazzino), senza pero' possibilità di intervenire sul controllo (ad esempio quando tempo ci mettono per sistemare tutto)?

Piu' in generale, tutte le attività fatte dalla cooperativa come dovrebbero essere considerate nel sistema di gestione, versione 2015?

Grazie, ogni suggerimento e' ben accetto

DM
Top
Profilo Invia messaggio privato
rhox
Forumista classe "oro"


Registrato: 05/05/15 12:57
Messaggi: 2134
Residenza: Prov. Torino

MessaggioInviato: Gio Ott 13, 2016 4:46 pm    Oggetto: Rispondi citando

ciao, la mia azienda ha un'organizzazione simile.
quello che devi valutare in primis è realmente cosa richiede l'azienda al terzista: solo il lavoro e gli altri sono autonomi in tutto oppure no. e soprattutto a livello contrattuale come sono organizzati (a partire da quanto l'azienda può entrare nei locali e nei processi)

io personalmente ho strutturato una parte di documentazione in cui noi forniamo al terzista dei modus operandi e una parte in cui noi approviamo le loro procedure in essere.
in questo modo io posso dimostrare di controllare parte dei loro processi perchè devono rifarsi a cosa io dico a loro. però per noi locali, sistema informatico, prodotto, ecc è tutto di nostra proprietà, loro mettono solo "la manodopera". noi possiamo accedere e controllare in qualsiasi momento il loro lavoro sia fisicamente che informaticamente..
Top
Profilo Invia messaggio privato
dm15
Nuova recluta del forum


Registrato: 13/10/16 10:49
Messaggi: 18
Residenza: Lago di Garda

MessaggioInviato: Lun Ott 17, 2016 10:13 am    Oggetto: Rispondi citando

Grazie per la condivisione della tua soluzione.
L'idea mi sembra replicabile, provero' ad implementarla e vediamo.
Devo solo approfondire il contratto tra il mio cliente e la cooperativa.

Buon lunedi'
DM
Top
Profilo Invia messaggio privato
Paoloruffatti
Yoda


Registrato: 26/07/08 11:05
Messaggi: 4071

MessaggioInviato: Lun Ott 17, 2016 12:44 pm    Oggetto: Rispondi citando

Sai Dm15, Rhox ti ha prospettato due sistemi di orgnaizzazione, per poi raccontarti quello che lei fa.-.....e tu no dici a quale dei due assomiglia il tuo a caso
In effetti lei (Rhox dimmi se sbaglio) adopera un processo di attraversamento dando degli input in alcune fasi attraverso della "Documented information", ma non tutta ..solo "IN PARTE" (e non dice quale perchè la sua azienda è magari diversa dalla tua). ...Poi ovviamente avrà anche delle Documented information di output (le famose e vecchie "registrazioni")
Tu come sei messo? : hai delle info scritte da dare al tuo fornitore o sei nel caso di outsourcing, per cui non dai nulla a loro.. e pretendi solo delle registrazioni a babbo morto?
Ciao
Paolo
PS: nel secondo dei casi che ho ipotizzato puoi avere dei prolemi con il certificatore, dato che tu non hai il controllo del sisterma gestionale del vostro fornitore... a meno che tu non sia in grado di mostrargli la Documented information che tu avrai richiesto e che lui ti deve fornire
Top
Profilo Invia messaggio privato
rhox
Forumista classe "oro"


Registrato: 05/05/15 12:57
Messaggi: 2134
Residenza: Prov. Torino

MessaggioInviato: Lun Ott 17, 2016 12:52 pm    Oggetto: Rispondi citando

giusto Paolo.
se può servire a dm15 un elenco di esempi (magari in questo caso posso riportare la parte logistica, perchè di quanto noi facciamo in produzione ti interessa poco) di cosa diamo noi a loro e cosa approviamo di loro
Top
Profilo Invia messaggio privato
dm15
Nuova recluta del forum


Registrato: 13/10/16 10:49
Messaggi: 18
Residenza: Lago di Garda

MessaggioInviato: Lun Ott 17, 2016 4:19 pm    Oggetto: Rispondi citando

Buonasera,

da quello che ho potuto capire dal mio cliente, la gestione dello spazio all'interno del magazzino e' tutta in mano alla cooperativa (la cooperativa decide dove mettere la merce, e lo riporta nel sistema informatizzato).
Ma il magazzino e il software del magazzino sono del mio cliente, che alla bisogna puo' accedervi (anche se non ne ha motivo, non avendo operativi nel magazzino).
Io pensavo di implementare le procedure dell'attraversamento in questo modo: la merce, una volta entrata nel magazzino, viene gestita in autonomia dalla cooperativa (troppe istruzioni dal cliente non possono creare il problema del falso dipendente?), la quale rilascia un report finale di inserimento nella posizione XY della merce sul gestionale (cosa che gia' fanno).
Per l'uscita della merce invece il mio cliente invia al sistema software l'ordine di preparazione della merce, uno della cooperativa lo prepara, basandosi sulle istruzioni vocali del sistema voice che hanno in azienda, uno lo controlla con una check list e il cliente ottiene come report l'esito del controllo (documented information tipo 2?), solo in caso negativo/di problemi (e' stata una sua richiesta monitorare i problemi nella preparazione del carico merce, per capire quali sono gli errori piu' comuni). Se non ci sono problemi non si registra nulla, vale il ddt di uscita.

Quindi, fino a dove posso spingermi nel dare istruzioni al mio fornitore (cooperativa) per non cadere da una parte nel falso dipendente, dall'altra per far capire al certificatore che il processo e' sotto controllo, almeno nel risultato?

Tra l'altro ho qualche difficoltà a identificare il process owner in questo caso (ho acquistato e letto il tuo libro, Paolo, il terzo. E' utilissimo per tante cose, ma non sono riuscita a ritrovare per questo specifico cliente una soluzione): alla fine l'azienda offre un servizio, e non sono riuscita a identificare la figura corretta per la gestione di tutto il processo, se non il general manager, che fa anche il ruolo di commerciale. Potrebbe andare (considerate che sono piccoli, una decina di dipendenti, piu' la cooperativa che lavora nello stesso luogo)? O e' troppo?
Non hanno ne' mansionario ne' organigramma ad oggi, li dobbiamo implementare

Grazie, e scusate se non e' molto chiara la situazione

DM
Top
Profilo Invia messaggio privato
dm15
Nuova recluta del forum


Registrato: 13/10/16 10:49
Messaggi: 18
Residenza: Lago di Garda

MessaggioInviato: Lun Ott 17, 2016 4:20 pm    Oggetto: Rispondi citando

Rhox, grazie, un elenco di esempi sarebbe utilissimo
Smile

DM
Top
Profilo Invia messaggio privato
Slender Man
M.A.S.P.


Registrato: 20/04/12 14:28
Messaggi: 3220

MessaggioInviato: Lun Ott 17, 2016 4:48 pm    Oggetto: Rispondi citando

dm15 ha scritto:
Quindi, fino a dove posso spingermi nel dare istruzioni al mio fornitore (cooperativa) per non cadere da una parte nel falso dipendente, dall'altra per far capire al certificatore che il processo e' sotto controllo, almeno nel risultato?


Per i terzisti, sia che lavorassero in azienda sia fuori azienda, io ho sempre chiesto che le procedure/istruzioni fossero dell'azienda committente, gestite in copia controllata. Non c'e' problema di falso dipendente: tu hai i tuoi uomini al lavoro e li gestisci dal punto di vista retributivo, funzionale, gerarchico, disciplinare ecc... semplicemente ti dico IO come voglio che sia fatto il lavoro. E' come una squadra che ti ristruttura un appartamento, e ha i tuoi schizzi per sapere dove mettere le prese, far passare le tracce, piastrellare di blu o di rosso.
_________________
"It's my way, or the highway." (James Dalton, Esq.)
"Manly hearts to guard the fair" (Job Description)
Top
Profilo Invia messaggio privato
rhox
Forumista classe "oro"


Registrato: 05/05/15 12:57
Messaggi: 2134
Residenza: Prov. Torino

MessaggioInviato: Lun Ott 17, 2016 5:14 pm    Oggetto: Rispondi citando

dm15 ha scritto:
da quello che ho potuto capire dal mio cliente, la gestione dello spazio all'interno del magazzino e' tutta in mano alla cooperativa (la cooperativa decide dove mettere la merce, e lo riporta nel sistema informatizzato).
Ma il magazzino e il software del magazzino sono del mio cliente, che alla bisogna puo' accedervi (anche se non ne ha motivo, non avendo operativi nel magazzino).


ok come lavoriamo noi. in questo caso quello che puoi fornire tu è una serie di regole su come vuoi che sia gestita la merce se ce n'è bisogno (colli fragili quindi non cumulabili a catasta ma solo a scaffale, gestione FIFO o LIFO, ecc). poi il cliente dovrà richiedere dei requisiti minimi quali manutenzione mezzi (se sono della cooperativa), patenti operatori, formazione sicurezza, haccp se necessario (maneggiano prodotti alimentari?)

dm15 ha scritto:
(troppe istruzioni dal cliente non possono creare il problema del falso dipendente?)


motivo per cui dovresti separare procedure loro e tue: conviene lasciare in mano agli operatori solo moduli o procedure in carta intestata della coop e non tua. le tue le lasci solo ai responsabili.

dm15 ha scritto:
Per l'uscita della merce invece il mio cliente invia al sistema software l'ordine di preparazione della merce, uno della cooperativa lo prepara, basandosi sulle istruzioni vocali del sistema voice che hanno in azienda, uno lo controlla con una check list e il cliente ottiene come report l'esito del controllo (documented information tipo 2?), solo in caso negativo/di problemi (e' stata una sua richiesta monitorare i problemi nella preparazione del carico merce, per capire quali sono gli errori piu' comuni). Se non ci sono problemi non si registra nulla, vale il ddt di uscita.
Quindi, fino a dove posso spingermi nel dare istruzioni al mio fornitore (cooperativa) per non cadere da una parte nel falso dipendente, dall'altra per far capire al certificatore che il processo e' sotto controllo, almeno nel risultato?


ok per il controllo delle casistiche non ok, ma le bolle a chi sono intestate? se al cliente dovete implementare un sistema per gestirle il più possibile in tempo reale almeno come archiviazione.
qua una procedura del cliente su quali sono i criteri di accettazione o meno sia in ricevimento che in spedizione ci sta. e una validazione di un loro modulo che indica che fanno i controlli pure.

la cosa migliore è avere la clausola di accesso totale e in qualsiasi momento ai locali e ai dati (cartacei e a sistema). poi magari qualche check che siete andati a controllare (stile audit, in questo caso non interno ma equivalente a 2° parte).

noi internamente diamo istruzioni su cosa e come vogliamo ricevere e spedire, forniamo noi le regole di stoccaggio intese come macroaree (materia prima in un magazzino, prodotto finito in un altro, imballi in un terzo, ecc), diamo noi i movimenti da fare a palmare per ogni movimentazione e qualsiasi cosa che non sia lo standard (da inventario per rottura a gestione dei blocchi/sblocchi) e fino a che non hanno conferma non possono procedere, ecc.
loro danno le procedure su come devono muoversi gli operatori per portare a termine le movimentazioni, controlli sulla merce, modalità di carico, ecc.
Top
Profilo Invia messaggio privato
dm15
Nuova recluta del forum


Registrato: 13/10/16 10:49
Messaggi: 18
Residenza: Lago di Garda

MessaggioInviato: Lun Ott 24, 2016 9:14 am    Oggetto: Rispondi citando

Grazie rhox,
in settimana ho la riunione col cliente e ne discuteremo ampliamente.
Top
Profilo Invia messaggio privato
Mostra prima i messaggi di:   
Nuovo argomento   Rispondi    Indice del forum -> La futura ISO 9001, l'attuale ISO 9001:2015 e le versioni precedenti Tutti i fusi orari sono GMT + 2 ore
Pagina 1 di 1

 
Vai a:  
Non puoi inserire nuovi argomenti
Non puoi rispondere a nessun argomento
Non puoi modificare i tuoi messaggi
Non puoi cancellare i tuoi messaggi
Non puoi votare nei sondaggi


Powered by phpBB © 2001, 2005 phpBB Group
phpbb.it