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Gestione revisioni documentazione e loro distribuzione
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Autore Messaggio
Keizenno
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MessaggioInviato: Mar Set 13, 2016 2:36 pm    Oggetto: Gestione revisioni documentazione e loro distribuzione Rispondi citando

Buongiorno a tutti,
ho un quesito da porvi.
Come gestite nelle vostre aziende la gestione delle revisioni dei documenti di produzione e la loro distribuzione? Cerco di spiegarmi meglio e di descrivere la nostra situazione attuale.

Quando viene richiesta ed approvata una modifica ad un prodotto, essa viene presa in carico dall’ufficio tecnico che provvede a modificare la documentazione necessaria (disegni tecnici, istruzioni di assemblaggio,…) facendo avanzare i vari documenti di revisione (il tutto gestito tramite un software PDM).

Viene quindi emessa ufficialmente la documentazione insieme ad un modulo che descrive le decisioni prese relativamente alle modifiche (esempio se tale modifica verrà introdotta a partire dal prossimo lotto di produzione o immediatamente, se bisogna esaurire prima alcuni particolari a magazzino,…).

Le nuove revisioni vengono quindi distribuite in forma cartacea e in forma digitale (tramite il PDM) e le modifiche illustrate al personale di produzione, mentre le revisioni precedenti vengono marchiate come obsolete.

Succede però che le nuove revisioni dovranno essere effettivamente utilizzate in produzione magari dopo alcuni mesi, per esempio perché bisogna attendere l’approvvigionamento di alcuni particolari nuovi e fino ad allora si va avanti a montare i particolari nella vecchia revisione e con le procedure vecchie (e quindi marchiate obsolete). Capita quindi che possano coesistere due revisioni dello stesso documento entrambe “valide”.

Attualmente per risolvere tale problema vengono lasciate disponibili al personale di produzione entrambe le versioni cartacee con una nota di usare la nuova versione solo quando i nuovi particolari saranno disponibili e di usare nel frattempo la vecchia versione.

Il problema più grosso sorge per la documentazione digitale dove al momento non è possibile, tramite il PDM, inserire una nota che descriva di non utilizzare l’ultima versione fino all’arrivo dei nuovi particolari. E’ quindi successo che in produzione spedissero della documentazione al cliente che in realtà non era ancora utilizzabile (perché i nuovi particolari non erano ancora disponibili).

Al momento ho qualche idea, ma nessuna mi convince del tutto. Avete qualche consiglio su come gestire questa cosa?

Scusatemi se sono stato prolisso, se servono altri chiarimenti fatemi sapere.
Grazie in anticipo a chi vorrà aiutarmi.
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Guerra
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MessaggioInviato: Mar Set 13, 2016 2:48 pm    Oggetto: Rispondi citando

Qual è lo scopo di anticipare la divulgazione della documentazione?
Informazione? Apprendimento?
Classificala come "preliminare" allora.
Nel momento in cui diviene operativa, si ritira l'obsoleta e si distribuisce la nuova.
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KK
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MessaggioInviato: Mar Set 13, 2016 3:06 pm    Oggetto: Rispondi citando

Innanzitutto ti dico che rispetto alla media, siete già avantissimo!
Quindi complimenti.

Visto che emettete un documento di modifica che riassume le modifiche adottate, immagino che ci sia stata anche una valutazione dell'impatto della modifica stessa, quindi che il vostro UT/progettazione abbia consultato le altre funzioni (acquisti, produzione, logistica, magazzino, ecc) per capire dove e come tale modifica impatta.

Qualora vi troviate con due potenziali revisioni che devono "sfumare" una nell'altra, logistica e produzione devono lavorare di comune accordo e identificare a partire da quale lotto la revisione A diventa obsoleta e la revisione B subentra.

Se lavorate per commessa dovreste essere in grado di stabilire che il materiale in revisione A vi consente di produrre fino alla commessa nr. 1000, dalla nr. 1001 il materiale diventa in rev B.

A quel punto logistica, produzione e magazzino, si adoperano per ritirare tutta la documentazione in rev A e per distribuire la B
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Keizenno
Nuova recluta del forum


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MessaggioInviato: Mar Set 13, 2016 4:02 pm    Oggetto: Rispondi citando

Innanzitutto grazie per le risposte rapidissime.
Cerco di rispondere ad entrambi:

per Guerra: la documentazione viene emessa subito perché l’ufficio acquisti deve cominciare ad approvvigionare i nuovi particolari e l’archivio documentale utilizzato dall’ufficio acquisti è lo stesso utilizzato dalla produzione. Il problema più grosso rimane comunque legato alla documentazione digitale (a cui si ha accesso tramite il PDM) dove la nuova versione è emessa ufficialmente appunto perché l’ufficio acquisti ne deve usufruire, mentre la produzione dovrebbe utilizzare ancora quella vecchia.

Il fatto di mettere quella nuova in preliminary la vedo non del tutto corretta visto che la documentazione deve essere inviata anche all’esterno ai fornitori e di fatto non è preliminare, ma è quella definitiva che loro devono utilizzare per realizzare i particolari.

Nota: Ci sono poi alcuni casi più complicati in cui vengono emesse più modifiche, di cui alcune vengono introdotte dopo mesi perché bisogna esaurire i particolari a magazzino o il lead time è elevato, mentre altre subito perché hanno un lead time basso e quindi è per questo che vengono divulgate subito.

Per KK: Funziona praticamente come dici tu e per la documentazione cartacea riusciamo comunque a gestirla in qualche modo come descritto nel mio post precedente, il problema è per quella documentazione a cui si ha accesso solo in digitale dove il PDM propone di default la revisione nuova (che di fatto è già distribuita) e il personale di produzione non si ricorda che fino all’introduzione dei nuovi particolari deve usare la revisione vecchia (che viene sempre prelevata tramite PDM seguendo una procedura fra l’altro non banalissima).

E con questo non critico assolutamente la produzione visto che neanche io mi ricorderei di una cosa che mi hanno spiegato mesi o settimane prima.

Sono riuscito a spiegare meglio il problema?
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KK
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MessaggioInviato: Mar Set 13, 2016 4:07 pm    Oggetto: Rispondi citando

Se il PDM è rigido e non permette una sovrapposizione delle revisioni, secondo la teoria la rev B diventa ufficiale soltanto nel momento in cui viene lanciata la comemssa 1001.
Ora entriamo nel campo dei pareri personali... quindi opinabili! Wink
Secondo me, fino alla commessa 1000 nel PDM ci deve essere visibile la rev A. Quando logistica comunicherà a produzione che deve produrre la commessa 1001 in rev B, produzione verificherà la documentazione tecnica e, notando la rev A, chiederà a UT la modifica e l'adeguamento alla rev B.
Se non si può gestire il transitorio con il PDM va gestito con le persone, ma in ogni caso va gestito.
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Guerra
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MessaggioInviato: Mar Set 13, 2016 4:29 pm    Oggetto: Rispondi citando

Documento informatico.
Dentro la cartella un file excel con "stato avanzamento" documenti, dove si indicano per ciascun processo le caratteristiche dello stato di utilizzo o quant'altro. Va aggiornato da qualcuno con sistematicità.
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sly_1982
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MessaggioInviato: Mer Set 14, 2016 7:32 am    Oggetto: Rispondi citando

Generalmente la modulistica va avanti fino a esaurimento, ossia quei 20-30 moduli fotocopiati che si trovano in Produzione accanto a ogni macchina. Ovviamente questo se si tratta di una revisione "formale", ossia del design o cose di poco contro. Se è urgente o necessaria, si sostituiscono i moduli, utilizzandoli magari sul retro, da recupero.
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rhox
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MessaggioInviato: Mer Set 14, 2016 12:56 pm    Oggetto: Rispondi citando

sly_1982 ha scritto:
si sostituiscono i moduli, utilizzandoli magari sul retro, da recupero.


assicurandosi di tirarci sopra una riga sopra onde evitare che si usino lo stesso
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Slender Man
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MessaggioInviato: Mer Set 14, 2016 6:15 pm    Oggetto: Rispondi citando

sly_1982 ha scritto:
Se è urgente o necessaria, si sostituiscono i moduli, utilizzandoli magari sul retro, da recupero.


terribile
una delle cose meno "di qualità" che si vedono in giro
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Slender Man
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MessaggioInviato: Mer Set 14, 2016 6:24 pm    Oggetto: Rispondi citando

Comunque in generale da quando esce il disegno nuovo il disegno è ufficiale, ma non è detto che si debba usare in produzione.

Quello che comanda è la distinta base operativa, non il disegno.
Io posso fare 1000 disegni diversi del pomello del coperchio della Moka, dall'esponente 0 all'esponente 1000. Poi scelgo che quel prodotto li' lo voglio fare con il disegno esponente 471 che usavo 10 anni fa, e che avevo cambiato perche' c'era una legge che pero' è decaduta ieri e lo rimetto. Mica faccio un disegno nuovo: aggiorno la distinta (e di quella emetto certamente nuova versione) in cui si dice che per fare la Moka modello IIBIDG76 da subito uso il pomello WUIDO/471.

E in cascata aggiorno la documentazione di lavoro (cicli, FMEA, bla bla bla).

Posso decidere IO quando la nuova distinta base diventa operativa. Posso scegliere un giorno calcolato bene per terminare le scorte del pomello precedente, per esempio. Ma da quando Fabbricazione riceve la distinta nuova, cala il sipario su TUTTO il vecchio, a livello documentale e di magazzino scorte.

Almeno secondo me.
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Keizenno
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MessaggioInviato: Gio Set 15, 2016 3:01 pm    Oggetto: Rispondi citando

In linea di principio concordo con voi, vi descrivo però alcune cose che complicano le cose (almeno per come la vedo io) e che sorgono probabilmente da come intendiamo noi le commesse e da come gestiamo noi le distinte base (un altro vaso di pandora su cui mi piacerebbe in futuro avere vostre opinioni). Provo a riportvi la nostra situazione con un esempio di seguito:
1) La commessa viene aperta per una serie di prodotti (composta dai modelli 1 e 2)

2) La commessa (chiamiamola 2016) viene aperta a fine 2015 per i modelli 1 e 2 per coprire il fabbisogno di tutto il 2016 (quindi diciamo che il materiale della commessa 2016 è già tutto in casa a Gennaio 2016 in revisione A)

3) La produzione realizza i modelli 1 e 2 in rev. A basandosi sulle istruzioni di assemblaggio (che riportano i codici dei particolari, ma non il relativo indice di revisione) e che l’ufficio tecnico gli mette a disposizione e non usa una distinta base

4) A Maggio 2016 intervengono alcune richieste:
a. Modifica di un cablaggio e della messa a terra strumento (introduzione immediata)
b. Modifica di un attuatore (introduzione spostata a quando saranno esauriti i particolari a magazzino)

5) Viene modificata, emessa e distribuita ufficialmente all’ufficio acquisti e produzione a Maggio 2016 tutta la documentazione relativa alle modifiche precedenti ovvero:
a. Distinta base che recepisce le modifiche del cablaggio e dell’attuatore (diventa rev. B)
b. Disegno del cablaggio (diventa rev. B e serve subito all’uff.acquisti per approvvigionamento)
c. Disegno dell’attuatore (diventa rev. B e serve subito all’uff.acquisti per approvvigionamento)
d. Istruzione di assemblaggio che recepisce le modifiche del cablaggio e dell’attuatore (diventa rev. B e serve subito alla produzione per installazione nuovo cablaggio)
e. Emissione della nuova dichiarazione CE da inviare al cliente (diventa rev. B e questa servirà solo quando verranno introdotte tutte le modifiche riportate al punto 3)

6) Quindi diciamo che da Giugno 2016 cominciano ad uscire degli strumenti che sono un ibrido fra rev. A e B (ma la commessa è sempre la 2016) in quanto il cablaggio è stato inserito, ma il nuovo attuatore no e quindi la produzione dovrebbe usare:
a. Istruzione di assemblaggio rev. B per la parte relativa al nuovo cablaggio
b. Istruzione di assemblaggio rev. A per il resto dello strumento
c. Dichiarazione CE rev. A visto che non è ancora stato introdotto nuovo attuatore.

E qui è nato il problema, è stata spedita la dichiarazione CE rev. B (ultima emessa e resa disponibile da PDM) invece della A.

Quindi per rispondere a KK: Concordo con te che il giro dovrebbe essere quello. Dovremmo però introdurre in produzione il concetto di indice di revisione dello strumento, cosa che al momento non è presente (al momento esiste solo nelle distinte dell’ufficio tecnico), visto che gli strumenti vengono solo identificati per commessa.

Per Slender man: in effetti noi non usiamo una distinta base operativa (sono le istruzioni di assemblaggio che comandano), ma esiste quella dell’ufficio tecnico che però non segue come escono effettivamente gli strumenti.

Scusate ancora se mi sono dilungato troppo. Grazie a tutti per i vostri commenti.
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MessaggioInviato: Gio Set 15, 2016 3:02 pm    Oggetto: Rispondi citando

[quote="Guerra"]Documento informatico.
Dentro la cartella un file excel con "stato avanzamento" documenti, dove si indicano per ciascun processo le caratteristiche dello stato di utilizzo o quant'altro. Va aggiornato da qualcuno con sistematicità.[/quote]

Non so che cartella intendi, in ogni caso questa è una delle soluzioni che avevo proposto anche se l’ufficio tecnico mi ha parzialmente criticato perché sarebbe costretto a duplicare delle informazioni che sono già riportate nel modulo di approvazione della modifica. Comunque ci stiamo ragionando sopra.
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Guerra
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MessaggioInviato: Gio Set 15, 2016 3:07 pm    Oggetto: Rispondi citando

Intendevo la cartella dove sono residenti i file della documentazione.
Comunque un posto vale l'altro, l'importante è sapere dov'è e che sia accessibile a chi deve consultare tale documentazione digitale.
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KK
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MessaggioInviato: Gio Set 15, 2016 4:20 pm    Oggetto: Rispondi citando

Keizenno ha scritto:
6) Quindi diciamo che da Giugno 2016 cominciano ad uscire degli strumenti che sono un ibrido fra rev. A e B (ma la commessa è sempre la 2016)


Questo secondo me è il punto focale!
Di regola la commessa 2016 andrebbe chiusa e aperta una nuova commessa 2016/b, 2016/bis o come vuoi chiamarla, che richiama la nuova documentazione.
Se così non si può fare, perchè è una commessa quadro che deve coprire tutto l'anno, la gestione del transitorio deve essere affidato ad un altro documento, al un ciclo di lavoro, a una distinta basa a cui cambia l'indice di revisione, insomma a qualcosa che gestica la configurazione del prodotto che state andanto a produrre.

Io mi aspetterei di vedere:
Commessa 2016 per produrre modelli 1 e 2 in rev A
Commessa 2016/b per produrre modello 1 rev A e modello 2 rev B
Commessa 2016/c per produrre modelli 1 e 2 rev B

Se così non si può fare mi aspetto almeno dei sottogruppi gestiti con altri documento che contengano al loro interno questa differenziazione.

Ti faccio una domanda: ipotizzando che con la commessa 2016 dovete produrre 5.000 modelli A e 5.000 modelli B in un anno, come fate giornalmente a sapere quanti sono in produzione e a fine settimana a sapere quanti ne avete già prodotti dei 5.000 previsti?
Quel documento dovrebbe essere quello che si modifica per gestire le nuove revisioni.
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Keizenno
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MessaggioInviato: Gio Set 15, 2016 5:34 pm    Oggetto: Rispondi citando

Sul fatto di dividere le commesse in base all’indice di revisione dello strumento sfondi una porta aperta, visto che più di 1 anno fa avevo proposto di identificare gli strumenti con indice di revisione diverso se effettivamente escono dalla produzione in versioni diverse, ma ovviamente la cosa era andata nel dimenticatoio.

Io proposi una cosa del genere:
• La distinta base dell’ufficio tecnico passa da rev. A a rev.B (come funziona adesso)
• In produzione si deve registrare per ogni strumento della commessa la versione con cui è uscito (A o B) e se sono versioni ibride si sarebbero identificate con A1, A2,… fino a raggiungere prima o poi la B. Ovviamente ci sarebbe dovuta essere una distinta che identifica come è configurato A1, A2…

I problemi che mi avevano sollevato erano:
• Una distinta di produzione di fatto non esiste, esiste una distinta inserita nel gestionale aziendale che non accetta gli indici di revisione (!!!) e che è sempre allineata a quella emessa dall’ufficio tecnico, ma che viene usata esclusivamente per fare gli acquisti, tirare fuori i costi e raccogliere il materiale a magazzino
• Allineare la distinta dell’ufficio tecnico a come escono effettivamente gli strumenti non ha senso perché la distinta tecnica non deve essere influenzata da fattori “esterni” come i tempi di approvvigionamento dei materiali (e qui ero abbastanza d’accordo)

Ma da voi come gestite le distinte? E’ una unica per ufficio tecnico e produzione, sono divise o altro?

Comunque più vado avanti in questa discussione e più mi sto convincendo che:
1. Ufficio tecnico esegue modifiche che gli vengono richieste e passa di revisione la documentazione ad esclusione delle istruzioni di assemblaggio che vengono modificate, ma non emesse ufficialmente. In questo modo ufficio acquisti può usufruire della documentazione per i suoi scopi

2. Il responsabile della produzione quando mette in lavorazione uno strumento deve indicare un indice di revisione che segue quello dell’ufficio tecnico. Se per motivi logistici devono uscire versioni ibride vengono identificate in altro modo (A1,A2,…)

3. La istruzioni di assemblaggio seguono le revisioni della produzione (A, A1, A2,…B), ma vengono emesse ufficialmente solo quando sono richieste dalla produzione. (Come dice KK, mi hanno chiesto di produrre A1, io ho in mano istruzione A, UT dammi le istruzioni per A1, che in realtà le avrà già pronte e solo da distribuire)

4. Nelle istruzioni di assemblaggio viene introdotto anche l’indice di revisione dei componenti e della documentazione da utilizzare (esempio la dichiarazione CE) in modo che uno, anche se la prende digitalmente, ha l’informazione di quale usare. In alternativa si fa elenco come quello indicato da Guerra relativo allo stato della documentazione da utilizzare.

Vi sembra possa girare?

L’unico problema è con che supporto fare le distinte “di produzione” visto che il gestionale aziendale non supporta l’indice di revisione e il PDM gestisce in automatico quelle dell’ufficio tecnico che per quanto detto prima non seguirebbero quelle di produzione. Dovrò tornare al vecchio foglio excel? Altrimenti si fa affidamento alle sole istruzioni di assemblaggio per vedere come è configurata una versione ibrida.
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