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Una checklist per i piani di lavoro

 
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Autore Messaggio
marcopn85
Amico/a di QualitiAmo


Registrato: 20/10/11 12:45
Messaggi: 185
Residenza: Spoleto

MessaggioInviato: Sab Nov 11, 2017 11:46 am    Oggetto: Una checklist per i piani di lavoro Rispondi citando

Leggendo un libro relativo alle checklist mi è venuta un'idea e prima di iniziare a metterla in pratica, volevo condividerla con voi.
Premetto che lavoro in una cooperativa sociale, in cui si gestiscono servizi sociali e socio-sanitari anche a carattere residenziale (come ad esempio residenze protette o residenze sanitarie assistite, in pratica le vecchie case di riposo, per intenderci).
Gli operatori hanno un piano di lavoro, un documento che descrive le varie attività da compiere all'interno del turno, così strutturato:
Turno M - ore 08:00 - 08:30 igiene personale ospiti
Turno M1 - ore 08:00 - 08:30 preparare la colazione per gli ospiti della struttura
Turno M e turno M1 - ore 08:30-09:30 accompagnare ospiti alla sala mensa ed aiutarli nella colazione
e così via.

Mi è venuto in mente di trasformare questo piano di lavoro in una checklist (che di fatto già è), aggiungendo una casella in cui gli operatori possono segnare l'azione corrispondente come "fatta". Alla fine del turno apporranno una firma. Lascerei anche un campo note, in cui annotare eventuali anomalie, azioni non eseguite per un determinato motivo, imprevisti, ecc.
Questo da un'evidenza che le azioni previste vengono effettivamente svolte, mentre ora ho un mero elenco da consultare.
Che ne pensate? Può essere utile oppure è solo un appesantimento del lavoro?
Grazie mille
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dario
Enigmatico sorridente


Registrato: 27/11/07 15:30
Messaggi: 3488
Residenza: Banco - Bedigliora

MessaggioInviato: Lun Nov 13, 2017 10:31 am    Oggetto: Rispondi citando

Marco, buona idea, la tua!
Io, se per voi è fattibile, suggerirei di tenere questo file a livello informatizzato (sul server), in modo da avere sempre la situazione aggiornata e trasparente per tutti.
Da noi le osservazioni che "devi" prevedere, si riferiscono alle osservazioni sugli utenti (a parte dati troppo sensibili che se la cartella non è protetta non puoi inserire)...
Osservazioni del tipo: "Maria non ha mangiato" o "Gianni non ha preso il medicamento" o ... Poi magari osservazioni circa le cose andate fuori protocollo/procedura tipo: "terminato il turno 15 minuti dopo" o "problema con l'accesso al server" ...
Con una CL simile hai un sacco di informazioni in più rispetto alla semplice "crocetta" nella casellina.
Ricorda di condividere con i colleghi i motivi per cui ha senso che facciano delle note, altrimenti vi troverete con fogli solo con x e visti buttati lì di malavoglia o compilati una volta al mese...
"Vendilo" non come appesantimento, ma come "ci aiutiamo a vicenda perché il senso è la condivisione di informazioni utili".
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marcopn85
Amico/a di QualitiAmo


Registrato: 20/10/11 12:45
Messaggi: 185
Residenza: Spoleto

MessaggioInviato: Lun Nov 13, 2017 10:51 am    Oggetto: Rispondi citando

Citazione:
Da noi le osservazioni che "devi" prevedere, si riferiscono alle osservazioni sugli utenti (a parte dati troppo sensibili che se la cartella non è protetta non puoi inserire)...
Osservazioni del tipo: "Maria non ha mangiato" o "Gianni non ha preso il medicamento" o ... Poi magari osservazioni circa le cose andate fuori protocollo/procedura tipo: "terminato il turno 15 minuti dopo" o "problema con l'accesso al server" ...
Con una CL simile hai un sacco di informazioni in più rispetto alla semplice "crocetta" nella casellina.


Per queste informazioni, finora abbiamo predisposto il modello "diario di bordo", una semplice pagina bianca in cui annotare tutto ciò che accade durante la giornata, inclusi i pasti. La cosa cambia per i dati più sanitari, i quali sono inclusi in un sistema di comunicazione diretta con la ASL locale. Non so se questa nuova CheckList può sostituire il Diario di bordo, oppure essere uno strumento in più. Conordo pienamente nel "vendere" la novità. Non sarà semplice, ma l'unico modo è far capire le motivazioni che ci sono dietro.
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KK
King of Kuality


Registrato: 23/04/09 13:36
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Residenza: Provincia di Milano

MessaggioInviato: Lun Nov 13, 2017 11:12 am    Oggetto: Rispondi citando

Non vorrei darti un quadro pessimistico, ma la mia esperienza sul campo mi suggerisce che una check list aggiunta non è mai compilata, o lo sarà fintanto che continuerai a chiederla e a chiederne la compilazione.
Come smetti di chiedere, smettono di compilare.

Sarebbe sempre meglio avere un sistema che consenta le registrazioni più automatizzate possibili, ma l'ambito lavorativo non mi fa venire in mente grosse alternative.
Mi spiace per il poco aiuto e il tanto pessimismo...
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marcopn85
Amico/a di QualitiAmo


Registrato: 20/10/11 12:45
Messaggi: 185
Residenza: Spoleto

MessaggioInviato: Lun Nov 13, 2017 11:24 am    Oggetto: Rispondi citando

KK ha scritto:

Mi spiace per il poco aiuto e il tanto pessimismo...

Non ti preoccupare, ogni suggerimento, idea o impressione è ben accetta, compresa quelle pessimistiche. Concordo con te sul fatto che bisogna purtroppo "stare sopra" alle persone, per farlo compilare.
L'idea sarebbe quella di portare i lavoratori stessi a dire "abbiamo bisogno di questo strumento", anche se non so ancora bene come fare.
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MikiMarru
Come da manuale


Registrato: 21/11/07 21:34
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Residenza: Brescia

MessaggioInviato: Lun Nov 13, 2017 11:33 am    Oggetto: Rispondi citando

L'idea sembra valida anche a me, fondamentale sarà non confondergli le idee su quello che deve rimanere scritto sul "Diario di Bordo".
Evita doppie scritture, mi raccomando.
Al più - ma non sono neppure io necessariamente convintissimo - nel campo note della chklist un asterisco se hanno dovuto annotare qualcosa sul diario di quale paziente.
Ma è un aspetto molto delicato, sviste o dimenticanze possono avere conseguenze importanti, se il diario di bordo così com'è funziona forse non è neppure il caso di "coinvolgerlo".
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Credo fermamente nel detto: "Non ti do il pesce, ma la canna da pesca, e ti insegno a usarla, perché tu possa pescare da solo". E' possibile che la mia risposta sia da intendere in tal senso.
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marcopn85
Amico/a di QualitiAmo


Registrato: 20/10/11 12:45
Messaggi: 185
Residenza: Spoleto

MessaggioInviato: Lun Nov 13, 2017 11:51 am    Oggetto: Rispondi citando

MikiMarru ha scritto:

Al più - ma non sono neppure io necessariamente convintissimo - nel campo note della chklist un asterisco se hanno dovuto annotare qualcosa sul diario di quale paziente.
Ma è un aspetto molto delicato, sviste o dimenticanze possono avere conseguenze importanti, se il diario di bordo così com'è funziona forse non è neppure il caso di "coinvolgerlo".


Può essere un'idea, anche se come dici te, le sviste o dimenticanze possono essere importanti, ed è più difficile da tenere sotto controllo.
Un'alternativa che mi viene in mente è quella di lasciare la checklist con le sole caselline da spuntare e segnalare eventuali anomalie nel diario di bordo. Mi sembra la soluzione più snella
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KK
King of Kuality


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Residenza: Provincia di Milano

MessaggioInviato: Lun Nov 13, 2017 12:19 pm    Oggetto: Rispondi citando

La check list è genericamente poco compilata perchè devi ricordarti di farla segnalando di esserti ricordato di fare un'altra attività.
In pratica, per non dimenticarci di chiudere la porta ti devi ricordare di di scrivere che hai chiuso la porta.
Sposti il problema senza una vera soluzione.

Una soluzione, se esiste (ma questo dovresti vedere tu applicato nella tua realtà), potrebbe essere identificare un'attività che già viene fatta come "gate" o "cartina tornasole" del fatto che si è eseguita l'attività da tracciare.

Tornando all'esempio di prima: chiudo la porta a chiave e appendo le chiavi al chiodo.
Se le chiavi solo appese, ecco che ho virtualmente compilato la check list.
In questo caso l'operatore può verificare quei due o tre eventi "gate" anche a fine giornata, a fine turno, a fine di una certa serie di attività senza doversi ricordare prima di registrarle.
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marcopn85
Amico/a di QualitiAmo


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MessaggioInviato: Lun Nov 13, 2017 1:11 pm    Oggetto: Rispondi citando

Così sarebbe effettivamente snello. Però il problema iniziale era quello di dimostrare che vengano effettivamente fatte le attività previste dal piano di lavoro. Con le "azioni tornasole" risolverei in parte il problema, perchè purtroppo non ne ho una singola per ogni attività. Avrei l'evidenza solo di alcune attività e di altre no.
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KK
King of Kuality


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MessaggioInviato: Lun Nov 13, 2017 1:38 pm    Oggetto: Rispondi citando

Allora proviamo a mischiare le due idee: invece che una check list del turno di una parsona e di attività tornasole, suddividi le check list per attività.

Torno all'esempio della porta: accanto al chiodo dove appendi le chiavi attacchi un bel foglio A3 con una matrice nomi/giorni e quando uno appende le chiavi mette una bella x (o sigla) alla casella corrispondente.
Così il tuo personale non deve ricordarsi di portarsi appresso una check list completa ma trova il punto di registrazione nello stesso punto in cui completa un'attività.
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marcopn85
Amico/a di QualitiAmo


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Messaggi: 185
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MessaggioInviato: Mar Nov 14, 2017 4:11 pm    Oggetto: Rispondi citando

KK ha scritto:
Allora proviamo a mischiare le due idee: invece che una check list del turno di una parsona e di attività tornasole, suddividi le check list per attività.

Torno all'esempio della porta: accanto al chiodo dove appendi le chiavi attacchi un bel foglio A3 con una matrice nomi/giorni e quando uno appende le chiavi mette una bella x (o sigla) alla casella corrispondente.
Così il tuo personale non deve ricordarsi di portarsi appresso una check list completa ma trova il punto di registrazione nello stesso punto in cui completa un'attività.


Mi sembra un'ottima idea. Grazie mille per l'aiuto
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