ANAMNESI DELLE ORGANIZZAZIONI

Un nuovo articolo di Michele Gulletta

Vi proponiamo un articolo di Michele Gulletta ( email e profilo LinkedIn) che tratta il tema della nascita assistita dell'impresa profit e no profit

anamnesi

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Nell’articolo pubblicato qualche tempo fa abbiamo parlato della nascita assistita, ossia di quanto sia delicata questa fase nella vita delle Organizzazioni (ORG), che ne condiziona il sano sviluppo e la crescita nel tempo e nello spazio. Abbiamo anche avanzato l’ipotesi di un intervento pubblico/privato aperto e gratuito a singoli e gruppi che in un momento della loro vita decidono di avviare attività d’impresa sia essa rivolta al business o al sociale.

Abbiamo anche individuato una possibile via per il finanziamento di tale intervento, senza peraltro, averne esaurito il tema che, anzi, necessita di ulteriori ricerche ed approfondimenti, sia sul piano politico-istituzionale sia su quello teorico e tecnico. Su tali argomenti ci proponiamo di intervenire in seguito.

Superato questo momento e fissato il primo pilastro su solide fondamenta, è nostra intenzione, qui, affrontare le problematiche connesse con la crescita dell’ORG, attraverso

l’ANAMNESI

ossia, indagare e diagnosticare sullo stato di salute dell’ORG al fine di prevenire crisi e default.

L’AZIENDA, VISTA COME UN ORGANISMO VIVENTE COMPLESSO, NASCE, CRESCE, MUORE: È IL CICLO DELLA VITA! IL SUO STATO DI CRISI SI TRASFERISCE SULL’INDIVIDUO E SULLE FAMIGLIE: LA SOCIETÀ INTERA

Le malattie che attaccano i “sistemi produttivi”, derivano da carenze croniche o sintomatiche che ne minano l’equilibrio economico / finanziario, incidendo pesantemente sull’organizzazione di uomini e mezzi. Tali carenze o VINCOLI possono essere interni o esterni al sistema. Se ne evidenziano alcuni:

  • la carenza di capitali limita gli investimenti;
  • il circolante insufficiente non permette la copertura di tutti i costi di gestione nei tempi e termini dovuti, costringendo al cronico ricorso al credito bancario;
  • l’insufficienza di manodopera specializzata può limitare la qualità del prodotto, con conseguente perdita di posizioni nel mercato;
  • l'indisponibilità non programmata di materie prime strategiche, bloccherà il processo produttivo;
  • la mancanza di innovazione, soprattutto culturale (organizzazione, ricerca, formazione, ecc.), frena lo sviluppo: crea costi non dovuti;
  • un eccesso di disponibilità di risorse provenienti da circostanze eccezionali (monopolio, concorrenza sleale, evasione fiscale, fondi neri, ecc.), può determinare l’abbassamento della guardia nei controlli della qualità e dell’efficienza dell’intero sistema produttivo;
  • larga disponibilità di risorse umane non specializzate può condurre ad uno sfruttamento illegale delle stesse (lavoro nero), con la conseguente emersione di squilibri sociali (extracomunitari, alloggi, servizi igienici, intolleranze sociali, ecc.)

Attraverso il quadro clinico, è possibile individuare quando una risorsa diventa “vincolo” (malattia). Questo evento si può verificare in un qualsiasi momento:

  • all’acquisizione di una commessa sovradimensionata rispetto alle proprie capacità produttive;
  • alla crisi di un fornitore strategico;
  • all’ingresso di una nuova tecnologia che rende obsoleti gli asset disponibili;
  • all’insolvenza di un cliente importante;
  • all’insorgere di una malattia o infortunio di uno specialista senza possibili sostituti;
  • al crash del sistema informatico;
  • ed ancora...

Gli effetti di anche soltanto uno di questi eventi può mettere in crisi il già precario equilibrio della struttura produttiva, provocando una reazione a catena che interesserà altre risorse e quindi l’insorgere di altri vincoli. In questa ipotesi l’Organizzazione diventa sempre più ingovernabile; si agirà improvvisando e modificando strategie più su motivazioni di tipo psicologico che tecnico-economiche, il personale sarà sottoposto a continua pressione, con l’effetto di trasferire sugli stessi la responsabilità dell’inefficienza del sistema. Ben presto il panico s’impadronirà della situazione mettendo tutta l’ORG in tilt !

Le implicazioni e le conseguenze di squilibri in una società moderna quali la disoccupazione, il lavoro nero, l’espulsione dal lavoro, le differenze salariali, la sclerotizzazione culturale, portano a conseguenze molto gravi nella crescita dell’individuo, paragonabili a vere e proprie pandemie: abbandono scolastico, emarginazione, usura ed altro ancora.

In una società tendente ad una politica del welfare mix, occorre prevenire tali eventi negativi, consentendo a qualsiasi unità produttiva, piccola o grande che sia, di accedere a servizi di ANAMNESI per la diagnosi di situazioni che spingono l’Organizzazione verso la recessione e il “default” e, conseguentemente, alla formulazione di terapie volte a scongiurare e prevenire tali eventi (argomento già trattato nel nostro articolo pubblicato su QualitiAmo).

I modelli Organizzativi più idonei a trasferire conoscenze utili ai fini sopra espressi, si sono evoluti nelle economie occidentali più avanzate (USA, Giappone, Europa). Ampia è la disponibilità di strumenti teorici e tecnici oggi offerti in varie forme dalla dottrina e dagli esperti di management. Si contano circa 20.000 modi di incrociare e generare Kpi (indicatori delle performance) per monitorare le aziende. Lo ha calcolato il KPI Institute.

James Brian Quinn, nel suo libro “L’impresa intelligente” -Isedi 2002. a pag. 327, afferma:

“...uno dei problemi più complessi nel management dei sistemi di servizi e di quelli basati sulla conoscenza consiste nel MISURARE LA PRODUTTIVITÀ DI QUESTE ATTIVITÀ IN RAPPORTO AL PARAMETRO DELLA QUALITÀ"

e chiude così il suo lavoro:

....nessuno ancora ha trovato la soluzione ideale riguardo a questi nuovi strumenti di misura, o ha intuito quali possono essere i sistemi di management ad essi associati

Risulta del tutto coerente con questa impostazione il richiamo della norma UNI EN ISO 9001:2008, che al punto 8 parla di:

MISURE, ANALISI E MIGLIORAMENTO, COME ESSENZIALI ALLA VALIDAZIONE DELL’INTERO SISTEMA DI GESTIONE DELLA QUALITÀ

e, inoltre, alla norma D-1004:2008 elaborata dalla DASA RAGISTER. Entrambe risultano, nella pratica, di modesta applicazione, almeno nelle nostre PMI.

Il concetto della misurazione delle performance, come tradizionalmente viene considerato, si limita ad una fredda espressione di calcolo statistico-matematica. Ubbidiscono a questa logica gli indicatori più utilizzati in economia: profitto, fatturato, ROI, ROE, etc., come anche gli anglosassoni KPI - Key Performance Indicators.

Questi metodi di calcolo, anche se sofisticati, hanno in comune le seguenti carenze:

  • quando sono prodotti sono già “obsoleti”, perché fanno riferimento a situazioni ormai superate. Questo dipende dal fatto che il sistema informativo che li genera è spesso ibrido e disallineato con i tempi a cui si riferisce;
  • sono “assoluti”, ovvero non sono in genere relazionati con gli obiettivi prefissati nei piani strategici ed anche qui, quando lo sono, il piano previsionale non si è evoluto in “modo continuo”

Con tali premesse e su tali obiettivi abbiamo sviluppato un modello, il più possibile semplice e di facile implementazione che rendesse possibile il raggiungimento degli scopi anzidetti:

SISTEMA INFORMATIVO PREDITTIVO (SINT)

Il modello, che non è uno standard, trova il suo fondamento nell’applicazione delle moderne tecnologie informatiche. Queste, quando applicate correttamente, consentono di ottenere “vision” dell’Organizzazione in tempi reali, sulla base dei vincoli che rappresentano la realtà e interpretano la futura sulla base di ipotesi ottimistiche.

Le azioni correttive che potranno essere intraprese dalla Dir. Gen., ovviamente, sono tante e tra queste bisognerà individuare la migliore realizzabile. E’ fondamentale per raggiungere lo scopo ridurre gli intervalli temporali (step) che compongono questo cammino:

TANTO PIÙ VICINI SARANNO I CONTROLLI (CHECK), TANTO PIÙ PICCOLI SARANNO I DELTA TRA PIANIFICATO E REALIZZATO E CIÒ’ FACILITERÀ ENORMEMENTE GLI INTERVENTI CORRETTIVI E IL CONSEGUIMENTO DEL MIGLIORAMENTO CONTINUO!

Una metodica di questo tipo potrà essere realizzata solo in presenza di un sistema informativo in grado di analizzare una moltitudine di dati in tempo reale, di semplice utilizzo e, soprattutto, da strutture piccolo/medie. Alcune caratteristiche essenziali:

  • Informatiche: database relazionale Access, suite Office di Microsoft, GANTT di Project;
  • Sistemiche: Business Intelligence (B.I.), Datawarehouse;
  • Matematico - statistiche: algoritmo del simplesso, utilizzato per la ottimizzazione / minimizzazione di entità economiche (utile lordo, costi, ecc.), soggette a vincoli logici e fisici;
  • Tecniche: gestione per processi secondo il ciclo PDCA

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Insomma, in ultima analisi, è possibile affermare che affinché tutte le risorse siano in equilibrio, il sistema deve crescere nel rispetto di poche e semplici regole: 1. miglioramento tecnologico, lento ma continuo senza soluzioni di continuità; 2. minima variabilità nel sistema azienda: evitare lo shock dalla introduzione di nuove attività fuori dal core -business; 3. pianificazione delle attività produttive nel breve (3 – 6 mesi), e controllo (check) settimanale, con l’esame critico degli scostamenti consuntivo/pianificato e la conseguente ed immediata azione correttiva In un nostro successivo articolo descriveremo, anche se per sommi capi, IL SINT .

PER SAPERNE DI PIU':

Il punto 5.5.1 della norma ISO 9001
La definizione di organigramma
La cultura di un'organizzazione
Perché la Qualità nasce dall'organizzazione?


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