IL PROCESSO ORGANIZZATIVO

Organizzare significa stabilire quali risorse ed attività sono necessarie per il conseguimento degli obiettivi aziendali, combinare queste risorse secondo determinate regole, assegnare ad alcune persone la responsabilità del raggiungimento degli obiettivi dando loro l'autorità necessaria per agire all'interno della struttura.
Ne deriva la scelta di una struttura formale, secondo la quale le risorse umane e materiali sono suddivise e coordinate.

Nell'ambito del processo organizzativo gli strumenti a disposizione del management sono dunque sia la struttura organizzativa, che permette di individuare il grado di autonomia decisionale ai vari livelli e il potere che ciascuno ha di influenzare il comportamento degli altri, sia una serie di meccanismi operativi, tra loro coerenti, che permette un efficace funzionamento della struttura ed un'adeguata integrazione tra risorse umane e mezzi tecnici, compatibilmente con la dinamica evolutiva dell'ambiente esterno.

Il funzionamento dell'organizzazione è poi legato anche ad una serie di elementi immateriali, come ad esempio la sua cultura, che, seppur non semplici da gestire, in quanto non definiti sulla carta, ma derivanti dai comportamenti delle persone, influenzano notevolmente il suo sviluppo.

In particolare i cosiddetti "meccanismi operativi", ossia gli strumenti a disposizione del management per gestire in maniera efficace l'organizzazione, oltre alla struttura organizzativa, sono:

• i meccanismi di integrazione e coordinamento
• i sistemi informativi e la comunicazione
• il sistema di pianificazione e controllo
• la gestione del fattore umano

La struttura organizzativa di un'azienda ne definisce i criteri di divisione e di coordinamento del lavoro, indicando le unità organizzative elementari fra le quali è suddiviso il lavoro, le mansioni e i compiti di ciascuna unità o organo, le attribuzioni di responsabilità ed autorità, nonché lo schema dei collegamenti tra le posizioni aziendali.

Per una rappresentazione grafica della struttura organizzativa viene utilizzato, di solito, un diagramma ad albero detto organigramma che può essere caratterizzato da un maggiore o minore grado di completezza e di dettaglio relativamente agli elementi che compongono la struttura.
Vi sono indicate le denominazioni delle unità organizzative del sistema e le relazioni che intercorrono tra esse. In alcuni organigrammi possono essere indicate anche le singole posizioni all'interno di ciascun organo, l'organico delle diverse posizioni ed il nome dei responsabili.

Alle informazioni inserite nell'organigramma, si aggiungono quelle contenute in altri documenti quali manuali, guide, disposizioni di direzione, lettere e comunicazioni interne che, nel loro insieme, stabiliscono le cosiddette mansioni, talvolte raccolte in un vero e proprio mansionario.

Leggendo un organigramma aziendale si distingue tra organi di "line" e organi di "staff": i primi sono organi operativi di direzione e di esecuzione inseriti nella scala gerarchica, mentre i secondi sono organi di consulenza ed assistenza non direttamente impegnati nei processi operativi aziendali.

La dimensione verticale di un organigramma fornisce informazioni sulla distanza tra livelli direttivi e livelli operativi e, quindi, sulla lunghezza e complessità del processo decisionale, nonché sull'entità dell'ampiezza del controllo, ossia sul numero medio di posizioni che rispondono ad un unico superiore gerarchico.
La sua rilevanza deriva dal fatto che esiste un numero massimo di dipendenti oltre il quale si verifica una notevole diminuzione di efficacia dell'azione direttiva. Il numero dei livelli gerarchici, la struttura organizzativa e il numero di subordinati per i singoli manager sono aspetti reciprocamente correlati; infatti aumentando tale numero, si riducono i livelli gerarchici dell'organizzazione e ne scaturisce una struttura organizzativa più appiattita, viceversa in caso di riduzione dell'ampiezza del controllo, si verifica un aumento di livelli gerarchici dell'azienda e quindi ne consegue una struttura organizzativa più sviluppata in senso verticale.

Tra i vantaggi derivanti dall'adozione di una struttura organizzativa "alta", ossia caratterizzata da numerosi livelli gerarchici, si ricordano:

• la possibilità di un maggior controllo sui comportamenti e sui risultati dei subordinati
• un maggior coinvolgimento dei subordinati nei processi decisionali
• una riduzione dei carichi di lavoro dei capi legati alle attività di controllo
• migliori prospettive di carriera manageriale

Per quanto riguarda, invece, gli svantaggi si pensi, ad esempio, ai maggiori costi di struttura dovuti ad una maggiore presenza di ruoli direttivi, oppure alle difficoltà di comunicazione dall'alto al basso e viceversa a causa della numerosità dei passaggi che devono essere effettuati, oppure ancora alla lentezza del processo decisionale caratterizzato dalla necessità di risalire nella scala gerarchica o, infine, alla rigidità della struttura legata al fatto che qualsiasi modifica da apportare comporta cambiamenti nella sfera di potere dei singoli manager e quindi può andare incontro a forti resistenze.

Tradizionalmente abbastanza ristretta, l'ampiezza del controllo tende nelle moderne strutture ad ampliarsi in corrispondenza di un generale appiattimento della piramide organizzativa, di professionalità più elevate e di una marcata autonomia decisionale, il tutto spesso legato ad una gestione per processi e ad una continua azione di formazione e sviluppo del personale.

Una maggiore ampiezza del controllo è stata, altresì, favorita dal diffondersi delle tecnologie informatiche, nella misura in cui queste hanno consentito di sostituire alla supervisione diretta del lavoro dei subordinati sistemi di reporting caratterizzati da elevati livelli di precisione, attendibilità e tempestività.

La dimensione orizzontale della struttura dipende dal criterio di specializzazione in base al quale l'organizzazione ha scelto di suddividere le proprie unità organizzative. L'ampiezza di tale dimensione ed i criteri in base ai quali essa si manifesta possono variare ai diversi livelli della scala gerarchica; tanto più elevata è la differenziazione orizzontale tra le unità, tanto più complessa diventa la struttura per la necessità di coordinare le attività separate.